În acest tutorial vom explica cum să configurați datele de facturare, cum să creați un plan de facturare și cum puteți modifica planul de facturare al unui student.

Cum se configurează datele de facturare

Pasul 1: Accesați Kinderpedia dintr-un browser WEB (vă recomandăm să utilizați Google Chrome) și conectați-vă folosind credentialele dvs. Puteți accesa și configura modulul de facturare numai de pe platforma WEB.

Pasul 2: Accesați „Facturare”> „Configurare”. Aici veți vedea 3 sectiuni: "Date de facturare", "Planuri tarifare" și "Catalog Produse".

Mai întâi, trebuie să adăugați o companie de facturare. Pentru aceasta, faceți clic pe butonul gri numit „Management Firme” din colțul din dreapta sus.

Va apărea o fereastră pop-up, acolo trebuie să completați datele companiei și să apăsați „Salveaza” când ați completat toate datele.

Pasul 3: După ce ați configurat compania de facturare la pasul 2, trebuie să configurați datele de facturare (din „Facturare”> „Configurare”). În acest ecran completați toate informațiile necesare, veți configura următoarele:

- Moneda facturii

- Limba

- Zile pana la scadenta

- Notificări către părinți înainte de data scadenței (opțional)

- Penalitati (opțional)

De asemenea, puteți activa / dezactiva opțiunea de a permite părinților să își editeze detaliile de facturare sau dacă doriți să ascundeți intervalul de timp facturat pe factură.

Cum să creați un Plan Tarifar

Pasul 1: Accesați „Facturare”> „Configurare”> „Planuri Tarifare” și faceți clic pe butonul verde „Adăuga Plan Tarifar”.

Pasul 2: introduceți un nume pentru planul tarifar, setați programul și intervalul de aplicare planului (când planul începe să se aplice și când va expira), rețineți că nu vor fi generate facturi pentru studenții atașați la acest plan de preț după acesta expiră. Faceți clic pe „Următorul”.

Pasul 3: în rândul „Emiterea Facturilor” veți seta frecvența emiterii, data de referință pentru perioada de facturare și dacă doriți ca factura să fie generată pentru perioada următoare sau perioada anterioară.

Lângă „Generarea facturilor în așteptare” puteți seta când vor fi generate facturile în așteptare.

În cele din urmă puteți selecta compania beneficiară plății dacă aveți mai mult de una configurata.

Acum, faceți clic pe „Urmatorul“.

Pasul 4: Acum setați un preț pentru acest plan de facturare, puteți seta fie un preț fix, fie un preț variabil pe baza prezenței studentului (Preț fix + preț / zi de prezență) sau absență (Preț fix - preț / zi de absență) . După ce stabiliți un preț, faceți clic pe „Urmatorul”.

Pasul 5: Aici vom alege dacă dorim să conectăm Planul de facturare cu Modulul Evenimente sau Modulul Activități. Ce inseamna asta? În modulul Evenimente, atunci când adăugăm un eveniment, putem stabili și un preț pentru acesta și putem invita părinții să răspundă dacă ei și / sau copiii lor vor merge sau nu la eveniment. Dacă răspunsul părintelui este pozitiv, prețul pe care l-am stabilit pentru eveniment va fi adăugat automat la următoarea factură de facturare a familiei respective.

În modulul Activități, când adăugăm o activitate nouă, putem stabili și un preț pentru aceasta. De fiecare dată când profesorii vor marca un copil ca fiind prezent pentru o activitate plătită, acel preț va fi adăugat automat și pe următoarea factură de facturare a familiei respective. În acest caz, suma adăugată pe factura de facturare va fi prețul activității plătite înmulțit cu numărul de prezențe înregistrate pentru acea activitate plătită.

Dacă doriți să activați aceste conexiuni, bifați doar casutele de lângă ele.

După ce ne conectăm cu oricare dintre module, vom putea alege frecvența facturarii. Această opțiune funcționează la fel pentru ambele conexiuni. Putem alege fie „Includeți în factura principală”, ceea ce înseamnă că evenimentele și / sau prețul activităților vor fi adăugate pe următoarea factură a familiei, fie putem alege o frecvență (săptămânală, bisăptămânală, lunară etc.).

Alegerea unei frecvențe va deschide același meniu ca la pasul 3 și vom avea posibilitatea de a seta comportamentul facturarii doar evenimentelor, numai activităților sau ambelor. Cu alte cuvinte, dacă doriți ca evenimentele sau activitățile plătite să apară pe o factură diferită de prețul principal de facturare, setați o frecvență pentru acestea. Le puteți configura la fel ca planul de facturare, ceea ce înseamnă că puteți seta aceeași dată de referință a facturii pentru planul principal, evenimente și activități. Dacă faceți acest lucru, modulul de facturare va genera la aceeași dată 3 facturi, 1 pentru planul tarifar pe care l-am stabilit, 1 care conține doar evenimentele și 1 care conține doar activitățile plătite.

După ce ați configurat conexiunile, apăsați „Următorul”.

Pasul 6: acesta este ultimul pas în configurarea unui plan tarifar. Aici putem adăuga și alte servicii (produse) pentru planul tarifar, cum ar fi prețul meselor, transportului sau activităților opționale plătite care au un preț pe lună, în loc de un preț pe prezență.

Pentru a putea adăuga un serviciu sau un produs în planul tarifar, mai întâi trebuie să le configurăm din fila Produse / Elemente. Puteți accesa "Finalizeaza" pentru moment, accesați catalogul Produse / Articole pentru a vă defini produsele și apoi editați planul tarifar pentru a adăuga și produsele pe care le-ați configurat.

După ce deschideți sectiunea use / articole, puteți adăuga un produs nou din butonul „Adăugare produs”.

Pentru fiecare produs veți introduce: SKU (un nume scurt care să vă fie mai ușor de găsit produsele în listă), categorie produs, numele/descrierea produsului (ceea ce doriți să apară pe factură ca numele și descrierea produsului, categoria produsului pot alege o categorie predefinită din lista derulantă), UM (unitate de măsură), Preț, Monedă și TVA.

După ce ați completat toate fișierele, apăsați Adăugare și produsul va fi adăugat în listă.

Acum puteți reveni la „Configurare -> Planuri tarifare” și puteți modifica planul la care lucrați.

Faceți clic pe „Urmatorul” până ajungeți la ultima secțiune unde putem adăuga produse. Acum, veți putea adăuga produse la planul dvs. tarifar dintr-o listă derulantă care conține produsele pe care tocmai le-ați definit. După ce alegeți produsul din meniul derulant, îl puteți edita încă o dată înainte de a-l adăuga efectiv la planul tarifar. Din secțiunea „Cantitate” puteți seta, de asemenea, produsul care urmează să fie calculat „legat de zilele de prezență”, o opțiune cu adevărat utilă pentru mese sau transport, așa cum puteți vedea în imaginea de mai jos.

Nu în ultimul rând, putem seta și o reducere de la butonul roșu „Aplica Discount

Pasul 7: după ce adăugați toate planurile dvs. tarifare diferite, puteți începe să le asociați copiilor.

!!! Atenție: toate produsele adăugate în exemplul anterior au fost adăugate într-un plan general de facturare. Asta înseamnă că toți copiii asociați cu planul vor avea excursia, activitatea opțională de robotica și ziua libera, ca în imaginea de mai sus. Se recomandă ca planurile de facturare să fie cât mai generale, deoarece le putem personaliza și pentru fiecare copil. Deci putem adăuga mesele, deoarece este un serviciu general pe care îl au toți copiii, dar în ceea ce privește activitățile opționale și reducerile, le vom adăuga pentru fiecare copil atunci când personalizăm planurile.

Pentru a asocia un plan unui copil, trebuie să accesați Facturare -> Planuri tarifare. Apoi, faceți clic pe butonul „detalii” din partea dreaptă, lângă copilul la care doriți să asociați un plan nou.

Aceasta va deschide o fereastră nouă în care veți vedea toate planurile pe care le-ați configurat în partea stângă. Alege-l pe cel dorit.

După ce alegeți un plan, veți avea 2 opțiuni „Alege Plan (fara personalizare)” și „Personalizeaza acest plan”. Dacă selectati „Alege plan”, planul va fi asociat cu copilul. Dacă alegeți „Personalizeaza acest plan”, opțiunile planului tarifar se vor deschide din nou, dar toate modificările pe care le facem de acum înainte se vor aplica numai copilului pentru care stabilim planul. Deci, acum, putem trece direct la ultimul pas în configurarea planului de facturare (catalogul de produse).

Acum, putem adăuga toate activitățile opționale și alte servicii numai pentru acest copil. În acest fel, puteți configura toate activitățile opționale plătite lunar, transportul și alte servicii pentru fiecare copil în mod independent.

După ce facem clic pe „Personalizează acest plan”, acesta va deschide acea configurație a planului, dar după cum puteți vedea în titlul planului, acesta va fi personalizat numai pentru copilul pe care l-am selectat anterior.

Ca o recapitulare rapidă, trebuie să creăm toate planurile noastre tarifare, apoi să asociem fiecare copil la un plan tarifar și să personalizăm planul în continuare, dacă este necesar.

După ce s-au făcut toți acești pași, Modulul de facturare va genera automat facturi la data pe care ați stabilit-o, pentru fiecare copil, conform planului asociat și personalizat.

Veți găsi facturile sub Modulul de facturare din meniu, în secțiunea „Facturi părinți”. Dacă aveți nevoie de ajutor pentru a naviga prin facturi, asigurați-vă că consultați tutorialul nostru privind trimiterea, editarea și adăugarea plăților pentru facturi.

Ai găsit răspunsul căutat?