Modulul Management Instituție adună setările de bază ale școlii: datele școlii și ale locațiilor, contul dumneavoastră, structura anului școlar, drepturile personalului, ale părinților și ale elevilor, câmpurile personalizate, modulele active și abonamentul Kinderpedia.
Fiecare secțiune de mai jos poate fi citită separat. Dacă sunteți la început, urmați ordinea din ghid.
Conținut
1. Ce găsesc în Management Instituție?
Management Instituție
Dați click pe Management Instituție în meniul din stânga. Se deschide lista cu toate secțiunile de configurare ale școlii:
Contul Meu: datele școlii și ale locațiilor, datele contului dumneavoastră, parola și notificările.
Structura anului școlar: zilele lucrătoare, cursurile, vacanțele și zilele libere.
Management Personal și Funcții Utilizatori: conturile personalului și drepturile fiecărei funcții.
Câmpuri Personalizate: informații suplimentare pe care vreți să le completați despre copii, părinți sau personal.
Module Kinderpedia: ce module sunt active și setările lor.
Abonament Kinderpedia: abonamentul, datele de facturare și plata.
Etichete, Registru simplu de audit, Integrări și Securitate.
Sfat: La început, configurați în această ordine: datele școlii (Contul Meu), structura anului școlar, funcțiile și personalul, apoi modulele. Celelalte module (Orar Activități, Facturare și Plăți, Catalog) folosesc aceste informații.
Atenție! Secțiunile din Management Instituție sunt vizibile doar pentru utilizatorii care au acces la acest modul din Funcții Utilizatori.
2. Cum modific datele școlii?
Management Instituție › Contul Meu › Management Locații
Accesați Contul Meu. În tab-ul Management Locații vedeți toate școlile și locațiile la care aveți acces. Școala în care lucrați acum este marcată cu o bifă verde. Dați click pe Editează în dreptul ei.
Se deschide formularul școlii. Aici puteți schimba:
logo-ul: dați click pe imaginea din stânga și încărcați o poză nouă;
Nume Grădiniță/Școală, Capacitate (numărul maxim de copii care pot fi înscriși în același timp), Email și Telefon;
Țară, Județ, Oraș și Adresă.
Sub adresă, dați click pe caută și trageți pinul pe hartă în locul exact în care se află școala. La final, dați click pe Salvează.
Atenție! Câmpurile marcate cu * sunt obligatorii. Păstrați datele corecte: numele și adresa școlii sunt folosite și în alte module din Kinderpedia.
3. Cum adaug o locație nouă (o filială)?
Management Instituție › Contul Meu › Management Locații
Dacă școala are mai multe sedii, fiecare sediu poate avea propriul cont în Kinderpedia. În Management Locații, mergeți la finalul listei și dați click pe Adaugă locație nouă.
Completați formularul:
Noua locație este sediu principal sau subsidiară pentru: alegeți Locație principală (sediul central) sau școala căreia îi aparține noua locație. Aici apar toate locațiile la care aveți acces.
Nume Grădiniță/Școală, Capacitate, Email, Telefon, Țară, Județ, Oraș și Adresă. Cu Caută locația pe hartă găsiți adresa pe hartă.
Dați click pe Salvează. Locația nouă apare în listă, sub sediul principal.
Ca să configurați noua locație, dați click pe Selectează în dreptul ei (vezi secțiunea următoare). Apoi activați abonamentul locației din Abonament Kinderpedia.
Sfat: Dacă aveți mai multe locații, modulul Date Centralizate vă arată statisticile tuturor într-un singur loc.
4. Cum trec de la o școală sau o locație la alta?
Contul Meu › Management Locații / meniul de profil
Același cont Kinderpedia poate avea acces la mai multe școli sau locații. Ca să treceți la altă locație, aveți două variante:
1. Din Contul Meu: dați click pe Selectează în dreptul locației.
2. Din meniul de profil: dați click pe numele dumneavoastră din dreapta sus. În partea de sus a meniului apar celelalte școli la care aveți acces. Dați click pe școala dorită.
Din acest moment, toate datele afișate în platformă sunt ale școlii alese. Numele ei apare în dreapta sus, sub numele dumneavoastră.
În aplicația mobilă, deschideți meniul și atingeți numele instituției din partea de sus ca să alegeți altă locație.
5. Unde găsesc codul QR al școlii?
Management Instituție › Contul Meu › Management Locații › Editează
Dacă școala folosește prezența prin cod QR, fiecare locație are deja un cod QR unic. Dați click pe Editează în dreptul locației. Codul apare în stânga, sub logo. Dați click pe QRcode PDF ca să îl descărcați, gata de tipărit.
Cum se folosește codul la sosire și la plecare aflați din ghidul Prezență și Raport Zilnic. Modulul Check-In Cod QR trebuie să fie activ în Module Kinderpedia.
6. Cum îmi modific datele contului?
Management Instituție › Contul Meu › Informații Cont
În Contul Meu, dați click pe Informații Cont. Aici modificați poza de profil (click pe imagine), Nume, Prenume, Telefon și Adresă Școală/Grădiniță.
Cu butonul Dorești să primești email-uri pe diverse teme? alegeți dacă primiți e-mailuri de la Kinderpedia. Tot aici se activează autentificarea în doi pași pentru contul dumneavoastră (2FA prin e-mail sau printr-o aplicație de autentificare).
Nu uitați să dați click pe Salvează, în partea de jos a paginii.
Sfat: Pașii pentru autentificarea în doi pași sunt explicați în articolul Cum activez autentificarea în doi pași (2FA)?
7. Cum îmi schimb parola?
Management Instituție › Contul Meu › Schimbă parola
În Contul Meu, dați click pe Schimbă parola. Introduceți Parola veche, apoi Parolă Nouă și Confirmă parola. Dați click pe Salvează.
Atenție! Parola nouă trebuie să conțină cel puțin o literă mare și un caracter special (de exemplu ! . @ # $ %). Dacă nu mai știți parola veche, folosiți Resetează parola din pagina de autentificare: Cum îmi resetez parola?
8. Cum aleg ce notificări push primesc?
Management Instituție › Contul Meu › Setări Alerte
În Contul Meu, dați click pe Setări Alerte. Se deschide pagina Setări pentru notificări de tip push, cu lista tipurilor de notificări: Teme, Evenimente, Live Chat, Chestionare, Mesaje Rapide, Incidente și Accidente.
Folosiți butonul din dreapta fiecărui tip ca să îl porniți sau să îl opriți. La Evenimente, săgeata de lângă buton afișează mai multe opțiuni.
Sub listă, în Listă de dispozitive cu notificări, vedeți telefoanele și browserele pe care primiți notificări. Cu iconița coș ștergeți un dispozitiv pe care nu îl mai folosiți.
Sfat: Aceste setări se aplică doar contului dumneavoastră. Nu schimbă notificările celorlalți utilizatori din școală.
9. Cum setez zilele lucrătoare?
Management Instituție › Structura anului școlar › Configurare
Structura anului școlar stabilește cursurile, vacanțele și zilele libere. Este folosită la planificarea activităților, a evenimentelor și la facturare. Accesați Structura anului școlar.
Dați click pe Configurare. În secțiunea Configurare zile lucrătoare, bifați zilele în care școala funcționează. Zilele bifate apar cu bifă verde. Dați click pe Salvează zilele lucrătoare.
10. Cum adaug sau modific o categorie de intervale?
Management Instituție › Structura anului școlar › Configurare › Categorii de intervale
Categoriile grupează intervalele din calendar și le dau o culoare. Kinderpedia are patru categorii implicite, de tip Sistem: Altele, Cursuri, Vacanță și Zi liberă legală. Categoriile create de dumneavoastră apar cu tipul Personalizat.
În pagina Configurare, dați click pe Adaugă o categorie nouă. Cu iconița creion modificați o categorie, iar cu iconița coș o ștergeți.
Introduceți Numele categoriei, alegeți o Culoare și dați click pe Salvează.
11. Cum adaug un interval (curs, vacanță, zi liberă)?
Management Instituție › Structura anului școlar
Mai întâi alegeți anul școlar din lista Interval Școlar. Intervalul nou se adaugă doar în anul selectat.
Dați click pe Adaugă un interval nou și completați:
Titlu (de exemplu „Vacanța de iarnă”) și Categorie;
Data de inceput și Data sfarsit;
Zile facturabile: zilele din interval sunt luate în calcul la facturare;
Disponibil pentru planificarea activităților: în aceste zile se pot planifica activități în Orar Activități;
Permite evenimente în acest interval: în aceste zile se pot programa evenimente.
Dați click pe Salvează.
Intervalele apar în lista din stânga și, colorate după categorie, în Calendar, în dreapta. Cu iconița creion modificați un interval, iar cu iconița coș îl ștergeți.
Atenție! Când două intervale se suprapun, opțiunea nebifată are prioritate. Exemplu: dacă Intervalul A (1–15 ian.) este facturabil, iar Intervalul B (10–20 ian.) nu este facturabil, zilele 10–15 ian. nu se facturează.
Sfat: Cum folosește facturarea zilele facturabile aflați din ghidul Facturare și Plăți.
12. Cum stabilesc ce poate face fiecare membru al personalului?
Management Instituție › Funcții Utilizatori › Funcții Personal Școală
Accesați Funcții Utilizatori. În tab-ul Funcții Personal Școală, fiecare coloană este o funcție (Director, Profesor, Secretariat etc.), iar fiecare rând este un drept dintr-un modul. Bifați sau debifați căsuța de la intersecția dintre funcție și drept. Click pe ? de lângă un drept afișează ce face acesta.
Cu Adaugă Funcție Nouă creați o funcție nouă (de exemplu „Asistent medical”).
Sfat: Pașii detaliați (funcție nouă, tipul funcției, drepturi, adăugarea și dezactivarea conturilor) sunt în ghidul Management Personal.
13. Cum stabilesc la ce module au acces părinții și elevii?
Management Instituție › Funcții Utilizatori › Funcții Părinți/Elevi
În Funcții Utilizatori, dați click pe tab-ul Funcții Părinți/Elevi. Tabelul are două coloane, Părinte și Elev. Pentru fiecare modul (Management Familii, Orar Activități, Catalog Electronic, Raport Zilnic și Timeline, Media, Mesaje Rapide etc.) bifați sau debifați accesul.
De exemplu, la Management Familii puteți bloca modificarea sau ștergerea propriului cont pentru elevi (Blochează modificarea propriului cont, Blochează ștergerea propriului cont). Click pe ? de lângă fiecare drept afișează explicația lui.
Atenție! Un modul dezactivat din Module Kinderpedia nu este disponibil pentru nimeni, indiferent de bifele de aici.
14. Cum creez un câmp personalizat?
Management Instituție › Câmpuri Personalizate
Câmpurile personalizate adaugă informații care nu există în formularele Kinderpedia, de exemplu limba maternă a copilului sau CNP-ul unui profesor. Accesați Câmpuri Personalizate și dați click pe Adaugă Atribut Nou.
Completați:
Denumire: apare în formulare înaintea câmpului de completat;
Tipul Entității: cui îi aparține câmpul;
Tip Atribut: Text Simplu (maximum 250 de caractere), Text Lung (maximum 65.000 de caractere), Bifa (da/nu), Număr Întreg, Număr Real Cu 4 Zecimale sau Selectarea Unei Opțiuni (o listă cu opțiunile pe care le scrieți; după fiecare opțiune apăsați Enter);
Descriere (opțional): apare în formular ca notă;
Obligatoriu?: bifați dacă vreți ca acest câmp să fie completat obligatoriu.
Dați click pe Salvează.
Tipurile de entitate disponibile și locul unde apare câmpul:
Copil: în profilul copilului (Management Familii › click pe copil) și în raportul Copii din Rapoarte Personalizate;
Părinte: în pagina familiei, la datele părintelui (iconița creion de lângă părinte);
Fișă Medicală: în profilul copilului › Fișă Medicală, când adăugați o înregistrare;
Evenimente: în partea de jos a formularului de eveniment și în detaliile evenimentului;
Cadre Didactice și Administratori Instituție: în Management Personal › Acțiuni › Editează. În lista de personal îl afișați din Vizualizare și apare și în export.
Exemplu pentru școlile din România. În profilul elevului (entitatea Copil, tip Text Simplu) adăugați câmpurile: cnp, initialatata (inițiala tatălui), loculnasterii (locul nașterii), mentiuni, nrmatricol, nrmatricolpagina și nrmatricolvol (numărul matricol, pagina și volumul din registrul matricol).
Atenție! Pentru școlile din România este important ca aceste câmpuri să fie adăugate și completate în profilul fiecărui elev. Datele din ele apar automat în catalogul PDF. Cum descărcați catalogul PDF aflați din ghidul Catalog Electronic.
Atenție! Câmpurile personalizate se completează și se văd doar în platforma web și doar de personal, nu în aplicațiile mobile.
15. Cum modific, dezactivez sau reactivez un câmp personalizat?
Management Instituție › Câmpuri Personalizate › Acțiuni
Fiecare câmp are în dreapta butonul Acțiuni, cu opțiunile:
Editează: schimbați denumirea, descrierea sau dacă este obligatoriu, apoi Salvează;
Dezactivează de acum înainte: informațiile deja completate rămân vizibile, dar nu se mai pot adăuga altele noi. Câmpul apare cu statusul Inactiv din + data;
Dezactivează pentru totdeauna: câmpul este ascuns complet și apare cu statusul Inactiv total.
Un câmp dezactivat se poate reactiva din Acțiuni › Reactivează atributul.
Folosiți filtrele Entitate, Tip Atribut și Caută ca să găsiți un câmp. Cu butonul Arată câmpurile inactive afișați sau ascundeți câmpurile dezactivate. Lista se poate exporta în PDF, CSV sau XLS.
16. Cum unesc două câmpuri personalizate duplicate?
Management Instituție › Câmpuri Personalizate › Unește câmpurile
Dacă aceeași informație a fost creată de două ori (de exemplu două câmpuri „CNP”), le puteți uni într-unul singur. Dați click pe Unește câmpurile, în dreapta sus.
Alegeți Tipul Entității.
Din coloana Câmpuri Personalizate, trageți câmpurile duplicate în coloana Câmpuri de unit (sau dați click pe ele).
În coloana din dreapta, alegeți câmpul care rămâne. Celelalte sunt unite în el și dezactivate.
La Copiați datele în câmpul care rămâne, alegeți ce se întâmplă cu valorile:
Doar unde este gol: valoarea se copiază doar unde câmpul care rămâne este gol;
Suprascrie: valoarea câmpului unit o înlocuiește pe cea existentă (cea veche rămâne în câmpul dezactivat);
Adaugă la final (doar text): ambele valori rămân, separate prin „;”;
Nu copia: nicio valoare nu se copiază.
Dați click pe Unește câmpurile.
Atenție! Se pot uni doar câmpuri active cu același tip de atribut; un câmp inactiv trebuie mai întâi reactivat. Valorile câmpurilor unite nu se șterg: le recuperați dacă reactivați câmpul. Opțiunea Șterge definitiv câmpurile unite care nu mai au date folosiți-o doar dacă nu veți mai avea nevoie de ele.
17. Cum activez sau dezactivez un modul?
Management Instituție › Module Kinderpedia
Accesați Module Kinderpedia. Sus vedeți câte module sunt active și câte inactive. Cu bara de căutare și filtrele (module, pachete, stare) găsiți rapid un modul.
Fiecare modul are un card cu pachetul din care face parte (Din Starter, Din Essentials, Din Professional sau Add-on). În partea de jos a cardului:
butonul Activ / Inactiv pornește sau oprește modulul;
Mereu activ înseamnă că modulul nu se poate dezactiva (de exemplu Grupe / Clase, Management Familii, Management Personal);
Setări apare la modulele care au setări proprii.
Modulele inactive apar estompate. La modulele care nu sunt incluse în abonament apare butonul Află mai multe.
Atenție! Un modul dezactivat dispare din meniu pentru toți utilizatorii școlii: personal, părinți și elevi.
18. Cum configurez setările unui modul?
Management Instituție › Module Kinderpedia › Vezi detalii / Setări
Dați click pe Vezi detalii pe cardul unui modul. Fereastra are tab-urile Prezentare (ce face modulul, starea, categoria, pentru cine este și pachetul), Setări și Tutorial.
În tab-ul Setări (sau direct din butonul Setări de pe card) configurați modulul. De exemplu, la Mesaje Rapide stabiliți cine primește automat mesajele predefinite trimise de părinți. Dați click pe Salvează.
Sfat: Setările fiecărui modul sunt explicate în ghidul modulului respectiv, de exemplu Mesaje Rapide sau Prezență și Raport Zilnic.
19. Ce văd în pagina Abonament Kinderpedia?
Management Instituție › Abonament Kinderpedia
Accesați Abonament Kinderpedia. Pagina are trei casete:
Your subscription: pachetul (de exemplu Business Plus), perioada, data la care se emite factura și totalul;
Billing details: datele de facturare;
Payment: modul de plată (card sau transfer bancar), codul de plată și datele contului (proprietarul, data de început, contractul de servicii).
20. Cum modific datele de facturare?
Management Instituție › Abonament Kinderpedia › Change billing details
În caseta Billing details, dați click pe Change billing details.
Completați datele firmei care plătește abonamentul. După ce introduceți codul fiscal, dați click pe Validate ca să verificați cota de TVA. Dați click pe butonul de salvare din partea de jos a formularului.
Atenție! Datele de aici apar pe factura emisă de Kinderpedia. Verificați că sunt datele firmei pe numele căreia se face plata.
21. Cum adaug sau schimb cardul pentru plata abonamentului?
Management Instituție › Abonament Kinderpedia › Payment
Plățile se fac prin Stripe. Dați click pe Add your card for future payments (în caseta roz de sus) sau pe Add Credit Card (în caseta Payment). Introduceți datele cardului și salvați. Puteți folosi și Apple Pay sau Google Pay.
Când există un card salvat, în caseta Payment apare opțiunea de a-l schimba (Change Credit Card). Se poate salva un singur card. Facturile noi se plătesc automat de pe el, dacă pe card există fonduri.
22. Unde găsesc facturile abonamentului?
Management Instituție › Abonament Kinderpedia
Notificările de plată și facturile emise de Kinderpedia apar în lista din partea de jos a paginii Abonament Kinderpedia. Din butonul Actions al fiecărui document le vizualizați (View), le salvați ca PDF sau le plătiți online.
La emitere, statusul este În așteptare.
După plată, statusul devine Paid, iar Kinderpedia emite automat factura finală, cu număr de factură. Plata cu cardul se confirmă de obicei în câteva minute; transferul bancar poate dura câteva zile lucrătoare.
Dacă Kinderpedia anulează o notificare de plată, aceasta rămâne în listă cu statusul Canceled.
Atenție! Dacă pe cardul salvat nu sunt fonduri suficiente, plata automată nu se face. Plătiți atunci factura online din Actions.
23. Cum schimb sau anulez abonamentul?
Management Instituție › Abonament Kinderpedia
Ca să alegeți alt pachet sau dacă aveți nevoie de ajutor la alegere, dați click pe Contact Sales. Ca să anulați abonamentul, dați click pe Cancel Subscription, în dreapta jos. Fereastra de confirmare vă arată până când mai puteți folosi funcționalitățile pachetului.
Atenție! După anulare, modulele incluse în abonament rămân disponibile doar până la finalul perioadei plătite.
24. Cum creez etichete?
Management Instituție › Etichete
Etichetele vă ajută să grupați și să filtrați înregistrările din unele module. Accesați Etichete și alegeți modulul din lista din stânga sus: Facturare și Plăți, Orar Activități sau Media. Dați click pe Adaugă Etichetă Nouă.
Completați Nume, alegeți Culoare și, dacă vreți, Prioritate (de exemplu 1 = cea mai slabă, 10 = cea mai puternică). Cu Eticheta este grupată? o puteți include într-un grup. Dați click pe Salvează.
Etichetele create apar în listă, cu numărul de Elemente etichetate. Cu iconița creion le modificați, iar cu iconița coș le ștergeți. De exemplu, în Orar Activități etichetele pot marca etajul sau sala.
25. Cum văd cine a modificat ce?
Management Instituție › Registru simplu de audit
Accesați Registru simplu de audit. Aici apar modificările făcute în conturi și în setări: cine a făcut modificarea, când, ce acțiune (de exemplu Creat, Activ, Inactiv, Transferat) și ce s-a schimbat.
Cu butoanele de sus alegeți tipul: Toate, Copil, Părinte, Educator/Profesor, Membru al personalului, Grupă, Grădiniță / Școală, Funcții Utilizatori, Module Kinderpedia.
Alegeți perioada (un interval predefinit sau unul personalizat) sau căutați după ID.
Lista se poate imprima sau exporta (PDF, CSV, XLS), iar din Vizualizare alegeți coloanele afișate.
Dați click pe iconița ochi din coloana Istoric ca să vedeți toate modificările unei înregistrări, în ordine, cu autorul și data fiecăreia.
26. Ce găsesc în Integrări?
Management Instituție › Integrări
În Integrări conectați Kinderpedia la alte sisteme folosite de școală: plăți, facturare, orare, date despre elevi și altele. Pagina are trei tab-uri: Integrations, API Collection și API Keys Management.
Fiecare integrare are un status (de exemplu Connected, Pending, Available). Dați click pe o integrare ca să vedeți ce face și cum se activează. Integrările pentru plăți (Stripe, BT ePOS) și e-Factura sunt explicate în ghidul Facturare și Plăți.
27. Cum activez autentificarea în doi pași pentru toată școala?
Management Instituție › Securitate
În Securitate stabiliți, pentru fiecare tip de utilizator (manageri de școală, profesori etc.), dacă trebuie să folosească autentificarea în doi pași în platforma web. Până nu salvați o politică, nu se aplică nimic.
Pașii și opțiunile sunt explicate în articolul Cum activez autentificarea în doi pași (2FA)?
28. Cum șterg contul școlii?
Management Instituție › Contul Meu › Șterge Cont
Contul școlii se poate șterge doar dacă sunt îndeplinite toate condițiile:
în școală nu mai există copii (copiii fără cont de părinte activ se șterg din profil; cei cu părinte activ se scot cu Părăsește grădinița și devin inactivi);
nu mai există profesori sau alți membri ai personalului (din Management Personal › Acțiuni › Dezactivează, apoi ștergere);
sunteți titularul contului (persoana care a creat contul școlii).
Apoi, în Contul Meu, dați click pe butonul roșu Șterge Cont, sub numele dumneavoastră.
Atenție! Ștergerea contului este definitivă. Înainte, descărcați rapoartele și documentele de care aveți nevoie. Dacă nu sunteți sigur, scrieți-ne din chat.
Articole utile
Aveți nevoie de ajutor? Scrieți-ne din chat și vă ajutăm cu configurarea instituției.