Managerii grădinițelor pot salva o listă în format CSV sau PDF cu facturile emise, unul dintre cazurile în care această funcție poate fi utilă este atunci când echipa de la contabilitate are nevoie de toate facturile atat sub forma tabelara cat si sub forma pdf.

Pentru a salva facturile folosind un web broswer urmărim pașii prezentați mai jos.

Pasul 1: Accesăm lista cu facturile părinților dând click pe “Facturi părinți” care este situat sub categoria “Facturare” în partea stânga a paginii.

Pasul 2: In functie de ce tip de facturi (emise / platite / neplatite / in asteptare) doriti sa vedeti in lista exportata, dati click pe "--Toate facturile--" aflat sub "Status" dupa care selectati filtrul necesar din meniul dropdown. In dreptul filtrului de status, selectati perioada facturilor pe care vreti sa le descarcati, de asemenea puteti afisa facturile unei grupe anume selectand grupa sub "Grupe".

Pasul 3: În partea dreapta-sus avem două opțiuni (PDF sau CSV) disponibile în funcție de ce format dorim să aibă lista cu facturi.

Pasul 4: Selectați “Download PDF toate facturile” si astfel veti descarca toate facturile emise in perioada de timp aleasa in format PDF. Atentie daca sunt mai multe se va genera un fisier zip in care se vor regasi toate facturile. Daca aveti nevoie de facturi mai vechi sau dintr-o alta perioada de timp nu uitati sa filtrati facturile din tabel in functie de perioada emiterii sau/si status.

Daca veti alege optiunea “Salvează în format CSV” atunci se va genera un singur fisier cu toate facturile in forma tabelara. Fisierul contine mai multe coloane (Numar factura, data emitere, nume copil, nume parinte, valoare factura, suma incasata, etc)

Daca atunci cand deschideti fisierul CSV cu Microsoft Excel toate informatiile se gasesc pe prima coloana trebuie sa selectati coloana si sa apasati Data > Text to Column si sa selectati ca si separator virgula (comma) si astfel toate informatiile vor fi puse pe coloanele corespunzatoare.

In cazul in care facturile au continut cu caractere speciale (de ex. chirilice) si MS Excell nu interpreteaza corect aceste caractere, puteti folosi Google Sheets pentru a afisa cum trebuie lista.

Pentru a face asta deschideti pagina Google Sheets (click AICI pentru link) si faceti login cu contul dvs de Google. Dupa ce ati facut login, dati click pe "Blank", buton care il gasiti in partea de sus a paginii sub "Start a new spreadsheet".

In urmatorul ecran dati click pe "File" > "Import".

O sa va apara o fereastra unde trebuie sa dati click pe "Upload" > "Select file from device" si alegeti fisierul .csv descarcat in calculator din pagina Kinderpedia dupa cum este explicat mai sus.

Dupa ce ati ales fisierul, o sa apara o fereastra in care trebuie sa setati cum va fi importat fisierul. Optiunile pe care trebuie sa le alegeti sunt in felul urmator:

Import location

Separator type

Convert text to numbers, dates, and formulas

Dupa ce ati bifat optiunile de mai sus, click pe butonul verde de jos "Import Data" si datele vor fi importate.

Ulterior daca doriti sa descarcati in calculator fisierul cu facturi din Google Sheets, dati click pe "File" > "Download" > "Microsoft Excel (.xlsx)" pentru a descarca varianta de tabel Excell SAU "File" > "Download" > "PDF document (.pdf)" pentru a-l descarca in format PDF.