Pentru a putea folosi modulul de facturare, trebuie sa adaugi cel putin o firma de pe care vei factura clientii. Firma/firmele definite in acest pas vor fi folosite pentru definirea planurilor tarifare pentru elevi.

Pentru a adauga o firma, mergi la "Facturare si plati" > "Panou de control" > "Configurare".

Click pe tab-ul "Management firme" in partea de sus a paginii.

Click pe "Adauga firma noua" (daca nu ai nicio firma adaugata, butonul este deja selectat) si completeaza toate informatiile firmei in campurile din partea dreapta. Daca vrei sa modifici detaliile unei firme deja configurare, trebuie sa faci click pe firma respectiva in partea stanga.

Tot de aici vei putea sa setezi cum se vor numi facturile emise pentru aceasta firma, impreuna cu seria si numarul. De exemplu, daca vei completa "Factura" in campul "Denumire factura *", in "Serie factura *" completezi "KP-", iar in campul "Numar *" completezi 000001, prima factura care se va genera pentru aceasta firma va fi denumita: "Factura KP-000001", iar a doua factura va continua cu urmatorul numar in ordine crescatoare "KP-000002".

La final, click pe butonul "Salveaza" aflat in partea de jos a paginii.

Optional, poti activa modulul de chitante pentru firma definita ca sa emiti chitante pentru platile de tip numerar (sau pentru orice plata in functie de cum setezi). Pentru a activa modulul de chitante, selecteaza "DA" langa optiunea "Activare modul chitante?".

Setarea denumirii si a numarului chitantelor functioneaza in acelasi mod ca si la facturi. Daca vei completa "C-KP-" in campul "Serie chitanta" si "000001" in campul "Numar Chitanta", prima chitanta va fi emisa cu numarul "C-KP-000001", iar a doua chitanta va fi "C-KP-000002". Dupa ce ai completat toate campurile necesare, click pe butonul verde "Salveaza". Chitantele vor incepe sa se genereze pentru platile adaugate DUPA ce ai activat modulul de chitante, nu se genereaza retroactiv pentru platile adaugate inainte de activarea modulului.

Ulterior, chitantele generate le vei gasi listate (si le poti descarca) in sectiunea "Facturare si plati" > "Chitante".

Pentru configurarea datelor de facturare, acceseaza "Factuare si plati" > "Panou de control" > "Configurare".

De aici poti seta urmatoarele:

Calculul penalitatilor este in felul urmator:

Dupa ce ai terminat de facut modificari, click pe butonul verde "Salveaza".

Pentru a putea genera facturi, trebuie sa configurezi cel putin un plan tarifar, orice factura se genereaza in functie de planul tarifar asociat elevului.

Ca sa adaugi/configurezi un plan tarifar, mergi la "Facturare si plati" > "Planuri tarifare" > "Configurare planuri standard".

Pentru a crea primul plan tarifar, click pe butonul verde "Adauga plan tarifar". Pentru a modifica un plan tarifar deja existent, click pe butonul "Actiuni" la planul respectiv si selecteaza "Editeaza".

Acum vei trece prin pasii de configurare a planului tarifar.

In Pasul 1, trebuie sa setezi urmatoarele (in aceasta ordine):

Pasul 2:

In acest pas vei seta pretul taxei scolare. Taxa scolara se poate seta cu pret fix sau pret variabil in functie de:

Prezentele si absentele luate in calcul sunt cele facute prin "Check-in". Poti include si TVA in pretul taxei scolare.

Pasul 3:

In acest pas vei seta urmatoarele:

Pasul 4:

In acest past poti activa integrarea cu modulul "Orar Activitati" si "Evenimente" daca bifezi casuta goala aflata langa "Integrare cu modul Evenimente" & "Integrare cu modul Activitati". Asta te poate ajuta in cazul in care ai activitati sau evenimente cu plata si vrei sa fie adaugate automat pe factura.

In cazul in care vrei sa facturezi evenimentele si/sau activitatile de pe o firma diferita si la o frecventa diferita, trebuie sa faci click pe "include in factura principala" si sa selectezi o alta frecventa de emitere, dupa care vor aparea imediat dedesubt optiunile pentru selectarea firmei si data de referinta la care se vor genera facturile. Facturile pentru evenimente/activitati se vor genera separat de factura cu taxa scolara daca NU este selectata optiunea "include in factura principala".

Pasul 5:

In acest pas poti adauga produse extra la factura generata cum ar fi masa si/sau transport. Daca vrei ca produsele extra sa fie generate pe o factura separata sau cu o frecventa diferita, trebuie sa modifici frecventa emiterii produselor astfel incat sa nu fie incluse in factura principala.

Adaugarea unui produse se face sub sectiunea "adauga produs/serviciu pe factura". Aici poti alege un produs deja configurat in "Catalog produse" (vezi "Cum adaug/configurez un produs in catalogul de produse?") sau poti introduce direct numele produsului pe care vrei sa-l introduci in campul "Denumire produs/serviciu", in urmatoarea casuta "U.M." setezi unitatea de masura. In urmatoarele doua casuta setezi tipul cantitatii care poate fi:

Poti adauga TVA in urmatoarea casuta daca este nevoie, dupa care setezi pretul. Pasul final pentru a adauga produsul pe factura este sa faci click pe butonul verde "+" aflat in dreapta la finalul randului.

Mai jos vei gasi o lista cu produsele adaugate, ai optiunea de a alege de pe care firma sa se factureze fiecare produs individual, iar la final de rand vei gasi butonul gri "%" ce poate fi folosit pentru a aplica un discount la produsul respectiv si butonul rosu care arata ca un cos de gunoi ce poate fi folosit pentru a sterge linia cu produsul.

In partea de jos vei vedea butonul rosu "Adauga discount" cu care poti adauga un discount general cu cantitate fixa (de ex. "Discount frate").

Dupa ce ai terminat configurarea, click pe "Finalizeaza" iar planul tarifar va fi salvat.

Ca sa adaugi/configurezi un plan tarifar, mergi la "Facturare si plati" > "Planuri tarifare" > "Configurare planuri standard".

Pentru a crea primul plan tarifar, click pe butonul verde "Adauga plan tarifar". Pentru a modifica un plan tarifar deja exitent, click pe butonul "Actiuni" la planul respectiv si selecteaza "Editeaza".

Acum vei trece prin pasii de configurare a planului tarifar.

In Pasul 1, trebuie sa setezi urmatoarele (in aceasta ordine):

Pasul 2:

Aici vei defini transele, trebuie sa completezei denumirea transelor, data la care se vor genera facturile si suma, dupa casuta in care completezi suma poti sa adaugi un discount procentual la acea transa daca ai nevoie. Daca prima transa este taxa de inscriere, bifeaza casuta "Taxa inscriere". Ca sa adaugi o transa, click pe butonul "adauga".

Suma totala a transelor trebuie sa fie egala cu suma valorii contractului.

Pasul 3:

La pasul 3 trebuie doar sa selectezi firma de pe care se va factura taxa scolara. Pentru configurarea firmelor, vezi Cum adaug sau modific o firma?.

Pasul 4:

In acest past poti activa integrarea cu modulul "Orar Activitati" si "Evenimente" daca bifezi casuta goala aflata langa "Integrare cu modul Evenimente" & "Integrare cu modul Activitati". Asta te poate ajuta in cazul in care ai activitati sau evenimente cu plata si vrei sa fie adaugate automat pe factura.

In cazul in care vrei sa facturezi evenimentele si/sau activitatile de pe o firma diferita si la o frecventa diferita, trebuie sa faci click pe "include in factura principala" si sa selectezi o alta frecventa de emitere, dupa care vor aparea imediat dedesubt optiunile pentru selectarea firmei si data de referinta la care se vor genera facturile. Facturile pentru evenimente/activitati se vor genera separat de factura cu taxa scolara daca NU este selectata optiunea "include in factura principala".

Pasul 5:

In acest pas poti adauga produse extra la factura generata cum ar fi masa si/sau transport. Daca vrei ca produsele extra sa fie generate pe o factura separata sau cu o frecventa diferita, trebuie sa modifici frecventa emiterii produselor astfel incat sa nu fie incluse in factura principala.

Adaugarea unui produse se face sub sectiunea "adauga produs/serviciu pe factura". Aici poti alege un produs deja configurat in "Catalog produse" (vezi "Cum adaug/configurez un produs in catalogul de produse?") sau poti introduce direct numele produsului pe care vrei sa-l introduci in campul "Denumire produs/serviciu", in urmatoarea casuta "U.M." setezi unitatea de masura. In urmatoarele doua casuta setezi tipul cantitatii care poate fi:

Poti adauga TVA in urmatoarea casuta daca este nevoie in urmatoarea casuta, dupa care setezi pretul. Pasul final pentru a adauga produsul pe factura este sa faci click pe butonul verde "+" aflat in dreapta la finalul randului.

Mai jos vei gasi o lista cu produsele adaugate, ai optiunea de a alege de pe care firma sa se factureze fiecare produs individual, iar la final de rand vei gasi butonul gri "%" ce poate fi folosit pentru a aplica un discount la produsul respectiv si butonul rosu care arata ca un cos de gunoi ce poate fi folosit pentru a sterge linia cu produsul.

In partea de jos vei vedea butonul rosu "Adauga discount" cu care poti adauga un discount general cu cantitate fixa (de ex. "Discount frate").

Dupa ce ai terminat configurarea, click pe "Finalizeaza" iar planul tarifar va fi salvat.

Pentru a sterge un plan tarifar, mai intai trebuie sa mergi la "Facturare si plati" > "Planuri tarifare" > "Configurare planuri standard".

Aici vei gasi planurile tarifare configurate, ca sa stergi un plan, click pe "Actiuni" > "Sterge".

Daca vrei doar sa dezactivezi un plan, in lista cu planurile configurate trebuie sa faci click pe "Actiuni" > "Dezactiveaza". Planul poate fi reactivat ulterior folosind "Actiuni" > "Activeaza".

Pentru a verifica/asocia un plan tarifar, trebuie sa accesezi "Facturare si plati" > "Planuri tarifare".

Aici vei gasi o lista cu elevii si planurile asociate, denumirea planurilor asociate se afla in coloana "Pachet", iar data generarii urmatoarei facturi in asteptare o poti vedea imediat langa, in coloana "Generarea facturilor in asteptare".

In aceasta lista, denumirile planurilor tarifare din coloana "Pachet" pot avea 3 culori cu semnificatii diferite si anume:

Deasupra acestei liste, sub "Planuri tarifare" poti face click pe "-- Toate --" si sa filtrezi dupa un anume plan tarifar sau poti selecta "[Personalizat]" pentru a afisa doar planurile personalizate.

Pentru a asocia un plan tarifar unui elev, trebuie sa faci click pe numele lui, dupa care click pe butonul "Alege un alt plan".

Se va deschide o fereastra pop-up unde se vor lista planurile tarifare configurate impreuna cu butonul "Alege pachet".

Pentru a personaliza un plan, acceseaza "Facturare si plati" > "Planuri tarifare" si click pe numele elevului pentru care vrei sa personalizezi, dupa care selecteaza planul pe care vrei sa il personalizezi din lista cu planuri din partea stanga si click pe butonul portocaliu "Personalizeaza acest plan".

Acum vei fi trimis in pasii de configurare ai planului, de unde poti seta planul pentru acest elev dupa nevoie. Pentru mai multe detalii, vezi pasii de configurare ai planului din "Cum adaug si configurez un plan tarifar recurent?" sau "Cum adaug si configurez un plan tarifar la termen?".

Acceseaza sectiunea "Facturare si plati" > "Planuri tarifare" si click pe numele elevului la care vrei sa asociezi un plan tarifar viitor.

In partea de jos vei gasi butonul verde "Atribuie un viitor plan tarifar", click pe el.

Acum trebuie sa selectezi data de inceput si data de sfarsit a viitorului plan, ce plan doresti sa se atribuie in viitor si la final click pe "Alege plan (fara personalizare)".

Ulterior, dupa ce ai atribuit planul viitor, vei avea si optiunea a-l personaliza, sterge sau seta ca si plan curent.

Acceseaza "Facturare si plati" > "Panou de control" > "Configurare" > "Planuri tarifare".

Pentru a asocia un plan mai multor elevi, click pe ochiul verde cu numarul de copii aflat in partea dreapta pe acelasi rand cu numele planului.

Se va deschide o fereastra pop-up unde poti face click pe numele elevilor pe care vrei sa-i asociezi cu acest plan (sau click pe "Selecteaza tot"), dupa ce ai selectat elevii, click pe "OK".

Pentru a modifica datele de facturare a unui parinte, navigheaza la "Facturare si plati" > "Planuri tarifare".

Aici trebuie sa faci click pe numele elevului pentru care vrei sa adaugi/modifici datele de facturare.

In pagina care s-a deschis, vei vedea in partea de sus-dreapta o casuta cu "Date de facturare". Click pe creionasul din acea casuta pentru a deschide fereastra de editare a datelor de facturare.

In fereastra care s-a deschis, poti completa toate datele de facturare necesare. In cazul in care este vorba de o persoana juridica, trebuie doar sa selectezi "DA" unde scrie "Persoana juridica".

Pentru a afla codul de client mai intai trebui sa accesezi aplicatia SAGA. In aplicatia SAGA trebuie sa faci click pe "Fisiere" in partea de sus - stanga si selectati "Clienti", dupa care se va deschide o lista cu clientii si poti vedea codul clientilor in prima coloana.

Dupa ce ai obtinut codul clientului, acceseaza pagina Kinderpedia si mergi la "Facturare si plati" > "Planuri Tarifare" si click pe numele elevului pentru care vrei sa adaugati codul de client din SAGA.

Dupa ce ai selectat contul dorit, in partea de sus-dreapta in casuta pentru "Date de facturare", click pe creionasul gri din coltul casutei.

In fereastra care s-a deschis, completezi codul de client preluat din SAGA in campul "Identificator client", dupa care salvezi.

Introducerea si configurarea de produse in catalog se face din "Facturare si plati" > "Panou de control" > "Configurare" > "Catalog produse".

Aici vei gasi o lista cu toate produsele adaugate, ca sa adaugi un produs nou, click pe butonul verde "Adaugare produs".

Se va deschide o fereastra pop-up unde trebuie sa introduci toate informatiile necesare pentru acel produs si anume: denumire scurta (SKU / cod produs), categorie produs (categoria produsului este importanta pentru raportul vanzarilor, produsul se va lista sub categoria in care este adaugat de aici), denumire, unitate de masura (U.M.), pret cu T.V.A., valuta, T.V.A. (optional).

Dupa ce ai completat toate informatiile, click pe "Adauga" si vei gasi produsul listat in catalogul de produse si poate fi adaugat la un plan tarifar la "Pasul 5" in configurarea lui sau poate fi adaugat direct pe o factura.

Daca doresti sa modifici un produs deja adaugat, click pe butonul gri cu un creion in mijloc aflat in partea dreapta sub coloana "Actiuni".

Daca vrei sa stergi produsul, click pe butonul rosu aflat imediat langa cel de editare.

Pentru configurarea conturilor contabile a produselor (util pentru exportul facturilor in SAGA, WinMentor, SmartbillConta, etc.), trebuie sa accesezi "Facturare si plati" > "Panou de control" > "Configurare" > "Catalog produse".

Dupa ce ai accesat catalogul de produse, click pe butonul gri "Conturi Contabile".

Se va deschide o fereastra unde veti gasi doua tab-uri, unul pentru "Conturi vanzari" si inca unul pentru "Conturi incasari". Accesati tab-ul de care aveti nevoie si completati conturile contabile in campul aflat aferent categoriilor disponibile. La final, click pe "Salveaza" pentru a salva modificarile.

Pentru ca parintii sa poata plati facturile direct din aplicatia prin sectiunea "Facturi" trebuie sa detii un cont la BT Pay (BTePOS) sau Stripe si sa conectezi acel cont la firma definita in Kinderpedia.

Pentru integrarea conturilor, de Stripe sau BT Pay acceseaza sectiunea "Facturare si Plati" > "Panou de control" > "Configurare" > "Procesator de plati".

Sub numele firmei create in Kinderpedia vei vedea un buton pentru crearea unui cont nou in Stripe si inca unul pentru adaugarea credentialelor BTePOS. Dupa ce adaugi credentialele la firma respectiva, toate facturile emise pe acea firma vor putea fi platite de catre parinti prin aplicatia lor.

Pentru crearea unui cont BT Pay, trebuie sa urmezi urmatorii pasi:

Pentru platile facute prin BTePOS, Banca Transilvania percepe un comision care se negociaza cu ei in momentul in care creati contul.

Pentru platile prin Stripe, se percepe un comision de 1.26% pentru plati mai mari de 500 RON, iar pentru plati mai mici de 500 RON comisionul practicat este unul fix si anume 6 RON.

Kinderpedia NU percepe nicio taxa/comision pentru platile facute cu cardul.

Lista cu facturile emise/in asteptare o vei gasi in sectiunea "Facturare si plati" > "Facturi parinti".

In aceasta lista, vei gasi filtrele disponibile in partea de sus. Primul filtru de la stanga la dreapta fiind cel pentru data emiterii, de aici poti dupa ce interval sa se afiseze facturile.

Dupa ce faci click pe filtrul de de data, ai optiunea sa selectezi "Custom range" unde poti specifica exact ce interval sa se afiseze. In acel mini-calendar trebuie sa navighezi la luna de inceput si sa faci click pe prima zi in calendar, dupa care navighezi la luna de sfarsit si click pe ultima zi in calendar, dupa ce ai selectat intervalul dorit, click pe "Apply".

In dreptul filtrului de data, vezi gasi filtrul pentru firma. Click pe "--Toate--" sub "Selecteaza firma", iar din acel meniu selecteaza firma dupa care vrei sa filtrezi.

Urmatorul filtru este cel pentru grupe/clase, click pe "--Toate Grupele / Clasele--" sub "Grupe" si selecteaza grupa dupa care vrei sa filtrezi.

De asemenea ai optiunea de a folosi casuta de cautare aflata langa filtrul de grupa/clasa. In acea casuta poti cauta dupa: numele elevului/parintelui, numar factura, suma facturii.

Dupa ce ai selectat dupa ce interval/firma/grupa sa se listeze facturile, dedesubt ai optiunea de a filtra dupa statusul lor facand click pe butonul in care se afiseaza statusul si numarul facturilor cu acel status. Ca sa resetezi filtrul de status, click pe "anuleaza selectia".

Acceseaza sectiunea "Facturi si plati" > "Facturi parinti". In partea de sus-dreapta vei vedea butonul verde "Factura noua" pe care trebuie sa faci click daca vrei sa generezi una sau mai multe facturi.

Se va deschide o fereasta pop-up, in acea fereastra poti selecta urmatoarele:

Dupa ce ai selectat preferintele, click pe "OK" si vei gasi factura/facturile in asteptare listate in "Facturi parinti".

Daca ai selectat un singur elev in acea lista, dupa ce faci click pe "OK", vei fi trimis direct la pagina de editare a facturii de unde poti face modificari la produsele/informatiile de pe factura inainte de a o emite. Jos de tot in pagina de editare a facturii, vei vedea optiunea de emitere/stergere a facturii.

Daca nu stii cum se pot modifica datele/produsele de pe o factura, vezi "Cum modific o factura in asteptare/emisa?".

Pentru a modifica o factura in asteptare, acceseaza sectiunea "Facturare si plati" > "Facturi parinti". Cauta factura in asteptare pe care vrei sa o modifici din acea lista si click pe butonul cu statusul portocaliu "In asteptare" aflat pe acelasi rand cu factura respectiva si selecteaza "Modifica factura".

Sau poti face click pe "xxx - in asteptare" si se va deschide o previzualizare a acelei facturi unde vei vedea si butonul verde "Modifica factura".

Se va deschide pagina de editare a acelei facturi. In aceasta pagina poti modifica orice detaliu de pe factura inafara de numarul ei, numarul se genereaza in mod automat in ordine crescatoare fata de numarul ultimei facturi emise pe firma respectiva.

Pentru a modifica perioada/data emiterii, click pe creionasul aflat imediat langa aceste informatii.

Pentru a modifica firma de pe care se factureaza sau datele clientului, click pe creionasul aflat imediat langa "Date de facturare" si "Client".

Daca doresti sa adaugi un produs la factura, ai optiunea de a adauga un produs deja configurat in catalogul de produse facand click pe "Alege produs" (pentru mai multe detalii legate de catalogul de produse vezi "Cum adaug/configurez un produs in catalogul de produse?") sau poti configura un produs nou cu butonul "Adauga produs nou", sau poti introduce denumirea unui produs manual in campul gol aflat imediat langa. Dupa ce ai selectat un produs din catalog sau ai introdus detaliile manual, click pe butonul verde "+" aflat in partea dreapta pe acelasi rand, iar daca vrei sa stornezi acel produs, bifeaza "produs stornat".

Mai jos vei gasi produsele adaugate pe factura, in partea dreapta pe acelasi rand cu un produs vei gasi butoanele pentru aplicare discount (butonul gri) in cazul in care vrei sa adaugi un discount pentru acel produs si cel de stergere (butonul rosu).

Dupa ce ai terminat de facut modificarile, click pe butonul verde "Salveaza".

Daca vrei sa stergi factura, click pe butonul rosu "Sterge". Stergerea este disponibila doar pentru facturile in asteptare, facturile deja emise poti fi doar anulate sau stornate.

Pasii pentru modificarea unei facturi deja emise sunt aceeasi (click pe statusul facturii EMISA/PLATITA/NEPLATITA si selectezi "Modifica factura", sau click pe numarul facturii si selectezi "Modifica factura"), cu conditia ca acea factura sa nu fie deja platita integral. Daca este deja platita, poti sterge plata de la acea factura, iar dupa ce faci modificarile poti readauga plata. Pentru mai multe detalii, vezi "Cum sterg o plata de la o factura?" & "Cum adaug o plata la una sau mai multe facturi?".

Pentru a emite o singura factura in asteptare, mergi la "Facturare si plati" > "Facturi parinti". Cauta factura pe care vrei sa o emiti in lista cu facturi si click pe butonul portocaliu "In Asteptare" aflat pe acelasi rand in partea dreapta si selecteaza "Modifica factura".

Sau poti face click pe "xxx - in asteptare" si se va deschide o previzualizare a acelei facturi unde vei vedea si butonul verde "Modifica factura".

In pagina de editare a facturii, trebuie sa faci scroll pana jos de tot. In josul paginii vei gasi butonul "Emite si trimite factura". In cazul in care familia are un sold disponibil, vei vedea si optiunile de adaugare plata direct din sold in momentul in care o emiti. Daca nu vrei sa trimiti un email de confirmare + notificare legat de emiterea facturii, debifeaza casuta "Trimite email si notificare pentru factura noua emisa".

Pentru a emite mai multe facturi in asteptare simultan, filtreaza lista dupa facturile in asteptare. Dupa ce ai filtrat lista, vei avea optiunea de a bifa casutele goale din dreptul facturilor in asteptare, poti face click pe prima casuta din acea lista pentru a le selecta pe toate.

Dupa ce ai selectat facturile, vor aparea butoanele pentru emitere si sterge. Click pe "Emite facturile selectate" pentru a le emite si click pe "Sterge facturile selectate" daca vrei sa le stergi.

Pentru a adauga o plata la o factura, mergi la "Facturi si plati" > "Facturi parinti" si cauta factura respectiva in lista.

Dupa ce ai identificat factura in lista, click pe butonul verde "Adauga o plata" aflat pe acelasi rand cu factura respectiva.

Se va deschide o fereastra pop-up unde trebuie sa introduci detaliile de plata. Poti completa data, suma, tipul de plata, valuta si detaliile platii (optional).

In cazul in care clientul are facturi restante, cand faci click pe "Adauga o plata" la oricare dintre facturile emise pentru acel client, vor fi incluse si facturile restante in acea plata si se va ajusta suma totala in functie de facturile restante. Poti bifa/debifa in acea fereastra pentru ce facturi vrei sa faci incasarea, iar suma se va ajusta automat. Daca adaugi o plata partiala si lasi bifate toate facturile anterioare, plata se va adauga la cea mai veche factura mai intai.

In cazul in care la factura respectiva este adaugata o plata partiala, vei vedea butonul "Vizualizare plati" in loc de "Adauga o plata", iar daca vrei sa adaugi o plata trebuie sa faci click pe el, dupa care click pe "Adauga o plata".

Pentru a adauga o plata la mai multe facturi simultan, mai intai filtreaza lista in functie de intervalul dorit si click pe filtrul cu statusul "X facturi neplatite" sau "X facturi restante", pentru mai multe detalii legate de filtrare, vezi "Unde gasesc lista cu facturile emise/in asteptare? Cum filtrez acea lista in functie de data emiterii, firma, grupa/clasa, status?".

Dupa ce ai filtrat lista dupa facturile neplatite/restante, bifeaza casuta din prima coloana si vei vedea butonul "Marcheaza ca platita".

Click pe "Marcheaza ca platita" si se va deschide fereastra pentru adaugarea platii unde trebuie sa introduci tipul platii si data. Suma adaugata va fi egala cu suma necesara pana la inchiderea completa a facturii.

Pentru a sterge o plata de la o factura, navigheaza la "Facturare si plati" > "Facturi parinti" si cauta factura respectiva in lista.

Dupa ce ai gasit factura, click pe butonul "vizualizare plati" aflat pe acelasi rand cu factura respectiva sub coloana "Incasat".

Se va deschide o fereastra pop-up in care vei gasi plata/platile adaugate la factura respectiva, pentru a sterge o plata, click pe butonul rosu aflat in dreptul acelei plati.

Pentru a anula o factura, navigheaza la "Facturare si plati" > "Facturi parinti" si cauta factura respectiva in lista.

Dupa ce ai gasit factura, click pe butonul "Anuleaza" aflat pe acelasi rand cu factura respectiva sub coloana "Status".

Se va deschide o fereastra pop-up in care intreaba daca suntem siguri. Apasam OK

Pentru a storna o factura, navigheaza la "Facturare si plati" > "Facturi parinti" si cauta factura respectiva in lista.

Dupa ce ai gasit factura, click pe butonul "Storno" aflat pe acelasi rand cu factura respectiva sub coloana "Status".

Se va deschide o fereastra pop-up in care intreaba daca suntem siguri. Apasam OK

Apoi se deschide Factura storno cu toate produsele cu "-"

Pentru a exporta o lista cu facturile, mai intai navigheaza la "Facturare si plati" > "Facturi parinti". Inainte de a exporta lista cu facturile, trebuie sa filtrezi perioada din care sa se afiseze facturile folosind filtrul din partea de sus-stanga, deoarece lista cu facturi va exporta facturile din perioada selectata, pentru mai multe detalii vezi "Unde gasesc lista cu facturile emise/in asteptare? Cum filtrez acea lista in functie de data emiterii, firma, grupa/clasa, status?".

Dupa ce ai filtrat lista dupa perioada dorita, click pe butonul "Export date" din partea de sus-dreapta si selecteaza optiunea dorita.

Balanta este istoricul facturilor emise si a platilor incasate de la familia respectiva. Pentru a verifica balanta unei familii, trebuie sa accesezi sectiunea "Facturare si plati" > "Balanta", iar acolo faci click pe numele unei familii pentru a deschide balanta.

Pentru a descarca un fisier CSV cu balanta/istoricul familiei, click pe butonul mov "Salveaza in format CSV".

Pentru a descarca o lista cu balanta familiilor, navigheaza la "Facturare si plati" > "Balanta". Acum trebuie sa bifezi casuta goala de langa "Formatare pentru export" si sa faci click pe butonul verde "Filtreaza".

Dupa ce ai facut click pe "Filtrare", vei putea descarca lista in format PDF, CSV sau XLS folosind unul dintre butoanele disponibile in partea de sus-dreapta.

Pentru a face o incasare in depozit sau pentru avans, navigheaza la "Facturare si plati" > "Balanta" si click pe numele familiei pentru care vrei sa faci incasarea.

Se va deschide o fereastra cu balanta familiei, pentru a face incasarea, click pe butonul verde din jos-stanga "Incasare (Avans)".

Acum trebuie sa completezi informatiile necesare pentru incasare si anume: tip incasare (Depozit/Garantie), metoda de plata, data, suma, valuta, detalii (optional).

Poti bifa DA/NU langa "Emite factura pentru acest depozit/garantie?" in functie de nevoie.

Pentru a face o retragere in depozit sau pentru avans, navigheaza la "Facturare si plati" > "Balanta" si click pe numele familiei pentru care vrei sa faci retragerea.

Se va deschide o fereastra cu balanta familiei, pentru a face retragerea, click pe butonul verde din jos-dreapta "Retragere".

Acum trebuie sa completezi informatiile necesare pentru retragere si anume: tip retragere (Depozit/Garantie), metoda de plata, data, suma, valuta, detalii (optional).

Poti bifa DA/NU langa "Emite factura pentru acest depozit/garantie?" in functie de nevoie.

Pentru a incarca un import de extras bancar, acceseaza sectiunea "Facturare si plati" > "Import Extras Bancar" si click pe butonul verde "Import nou".

Urmatorul pas este sa alegi firma pentru care faceti importul, moneda si sa selectezi banca (si tipul de fisier) de unde ai obtinut extrasul.

Dupa ce selectati banca, va trebui sa incarci fisierul CSV/XLS din laptop/PC. Selecteaza fisierul si click pe "Incarca fisierul".

Exista de asemenea optiunea de a incarca un template personalizat (optiunea de vede in meniul dropdown in care selectezi banca). Daca incarci un template personalizat, va trebui sa asociezi tipul de coloana din CSV/XLS cu coloana aferenta.

Dupa ce ai asociat corect coloanele, click pe butonul verde "Valideaza date".

Dupa ce ai incarcat fisierul CSV/XLS, se vor lista tranzactiile din extras in prima coloana si tranzactiile identificate in Kinderpedia in a doua coloana. In a doua coloana se vor afisa potentialele tranzactii bazat pe ce s-a identificat in prima coloana.

Kinderpedia va incerca sa identifice tranzactiile din extras bazat pe cativa factori: cod client, suma, nume, numar factura. Recomandam ca parintele atunci cand face o plata prin transfer bancar, sa introduca acel cod de client sau numarul facturii in detaliile tranzactiei pentru o identificare mai usoara.

Daca ai identificat tranzactia corecta in a doua coloana, click pe "Aproba plata". In exemplul de mai jos, tranzactia a fost identificata dupa numarul facturii, deci trebuie facut click pe "aproba plata" sub factura respectiva in a doua coloana.

Dupa ce ai aprobat o plata, ea va fi marcata cu fundal verde, ai optiunea de a face click pe "Dezaproba plata" in cazul in care ai aprobat o plata din greseala.

Daca identifici o plata pentru care a fost deja stinsa o factura, poti sa faci click pe "ignora tranzactie" in prima coloana.

Codul de client il poti gasi in 3 locuri:

1. In "Facturare si plati" > "Facturi parinti". Codul este vizibil sub numarul facturii. Ai optiunea de a copia si lipi un cod de client in campul de cautare si sa cauti dupa un anume cod daca ai nevoie.

2. Pe factura PDF. Din "Facturare si plati" > "Facturi parinti", poti face click pe butonul cu statusul facturii aflat pe acelasi rand cu factura in partea dreapta si sa selectezi "Salveaza PDF". Dupa ce deschizi PDF-ul, vei gasi codul client in partea de sus-stanga, aceeasi factura PDF o primeste si parintele prin email/aplicatie si poate gasi codul de client.

3. In sectiunea "Rapoarte" > "Copii".

Aici trebuie sa faci click pe butonul gri "Afisare" din partea dreapta si sa bifezi "Cod Client".

Platile incasate prin Stripe se pot identifica din sectiunea "Facturare si plati" > "Rapoarte" > "Raport incasari".

Aici trebuie sa faci click pe butonul "Afisare" in partea dreapta si sa bifezi "Observatii".

Platile facute prin Stripe, vor avea asociat un Stripe ID care este vizibil in coloana de observatii din acest raport.

Raportul pentru vanzari se poate gasi in sectiunea "Facturare si plati" > "Rapoarte" > "Raport Vanzari".

In partea de sus vei gasi filtrele de grupa, firma si perioada. Daca filtrezi dupa unul dintre aceste criterii, trebuie sa faci click pe butonul verde "Filtrare" ca sa aplici filtrul.

Imediat dedesubt, vei vedea categoriile de produse si vanzarile aferente. Poti face click pe oricare dintre acele categorii ca sa filtrezi lista dupa acea categorie. Pentru o raportate eficienta, asigura-te ca produsele din catalogul de produse sunt configurate sub categoria corecta, pentru mai multe detalii, vezi "Cum adaug/configurez un produs in catalogul de produse?".

Raportul de incasari il vei gasi in sectiunea "Facturare si plati" > "Rapoarte" > "Raport incasari".

Pentru a exporta un fisier cu incasarile din Kinderpedia pentru aplicatia SAGA, acceseaza "Facturare si plati" > "Rapoarte" > "Raport incasari".

Selecteaza o perioada din care sa se afiseze incasarile folosind filtrul de data aflat in partea de sus (fisierul exportat va contine incasarile filtrate in perioada selectata) si click pe butonul verde "Filtrare" ca sa aplici filtrul.

Dupa ce ai selectat perioada, click pe butonul "Export" si selecteaza "Export plati in SAGA".

Se va deschide o fereastra unde trebuie sa confirmi descarcarea facand click pe butonul "Export plati in SAGA".

Pentru a avea posibilitatea de a descarca eFactura in formatul XML si a o incarca pe site-ul ANAF, este necesar sa configurati urmatoarele aspecte:

Pentru a ne asigura ca tara in care este setat contul este Romania, vom merge la "Management Institutie" > "Contul Meu" > "Management Locatii" > "Editeaza"

In fereastra nou deschisa ne asiguram ca in campul "Tara" selectam Romania si completam campurile "Oras", "Judet" si "Adresa" dupa care faceti click pe butonul "Salveaza"

2. Datele firmei sa fie complete

Pentru a completa sau a verifica daca toate datele firmei sunt complete, mergeti la modulul "Facturare si Plati" > "Panou de Control" > "Configurare"

In fereastra nou deschisa, accesati Tab-ul "Management firme" si selectati firma pe care doriti sa o editati (Pentru a vedea cum se adauga o firma noua accesati Cum adaug sau modific o firma?).

3. Este necesar sa fie definite Categoriile de TVA

Pentru a defini categoriile de TVA, mergeti la modulul "Facturare si Plati" > "Panou de Control" > "Configurare" si accesati Tab-ul "Categorii TVA"

Pentru a adauga o categorie noua, apasati butonul verde "+" si introduceti un Titlu, pentru noua categorie, setati Valoarea TVA, Categoria TVA si Motivul scutirii (doar in cazul categoriilor care au TVA 0%), iar la final apasati butonul "Adauga"

Dupa ce ati configurat toti pasii de mai sus, inclusiv Categoriile TVA, veti putea incepe sa emiteti facturi fie manual fie sistemul le va emite la data la care este configurat sa o faca.

Inainte de a emite o factura in mod manual sau automatizat, asigurati-va ca datele de facturare ale copiilor, pentru care se doreste a se factura pe Persoana Juridica, sunt configurate si introduse corect.

Pentru a face acest lucru mergeti la "Facturare si Plati" > "Planuri Tarifare" > selectati copilul

In fereastra nou deschisa, faceti click pe "creionasul" din dreptul sectiuniii "Date de Facturare"

In fereastra "Date de Factuare" este necesar sa bifati optiunea Persoana Juridica si sa completati toate campurile obligatorii (marcate cu steluta), iar la final sa apasati butonul "Salveaza"

Dupa ce v-ati asigurat ca datele sunt introduse si salvate, mergeti la "Facturare si Plati" > "Facturi Parinti" > si apasati butonul "Factura Noua"

Selectati copilul/copiii, pentru care doriti sa emitezi o factura noua si apasati butonul "OK"

Se va deschide factura nou creata, de unde veti putea:

Dupa ce ati emis factura catre client, mergeti in sectiunea "Facturi Neplatite" si selectati factura respectiva

In fereastra nou deschisa veti gasi butonul "Descarca eFactura"

Dupa ce ati descarcat eFactura, si daca incercati sa deschideti fisieriul respectiv, factura va arata in modul urmator:

Pentru a valida eFactura la ANAF, deschideti pagina web https://mfinante.gov.ro/web/efactura/validare-xml-factura, alegeti fisierul descarcat anterior si apasati butonul Validare fisier

Dupa ce ati apasat butonul Validare fisier, sistemul va afisa mesajul: Fisierul XML este valid

Pentru a trimite eFactura catre ANAF, logati-va in Spatiul Privat Virtual de pe pagina anaf.ro si mergeti la sectiunea Factura electronica > Trimitere factura

Introduceti CUI-u companiei emitente, alegeti fisierul descarcat si validat anterior si apasati butonul Trasmitere XML factura.

Dupa trimiterea facturii sistemul va confirma prin urmatorul mesaj