Cum configurez datele firmei pentru e-Factura?
Pentru a putea folosi e-Factura, trebuie mai intai sa te asiguri ca ai datele firmelor din Kinderpedia configurare corect.
Mergi la "Facturare si plati" > "Panou de control" > "Configurare" > "Management firme". Aici trebuie sa te asiguri ca sunt completate corect informatiile firmelor definite: nume, CUI, email, tara, judet, oras, adresa.
Daca adresa firmei este in Bucuresti, la "Oras" trebuie sa completezi sectorul in formatul urmator: SECTOR1, SECTOR2, SECTOR3, SECTOR4, SECTOR5, SECTOR6
Trebuie folosit DOAR acest format, nu se accepta Sector 1, Sector1 sau orice altceva.
Acum trebuie verificate/configurate categoriile TVA pentru fiecare firma definita. Acceseaza tab-ul "Categorii TVA" si pentru fiecare firma definita (poti face click pe ea in partea stanga pentru a o selecta) si in partea dreapta trebuie sa definesti toate categoriile TVA folosite pentru acea firma. Click pe butonul "Adauga" pentru a adauga o categorie noua si "editeaza" / "sterge" pentru a modifica sau sterge o categorie deja adaugata. Vezi exemplu mai jos:
Cum descarc fisierul XML cu e-Factura
Dupa ce ai configurat corect datele firmelor urmand pasii din sectiunea anterioara, poti merge la lista cu facturile parintilor si sa descarci fisierul XML cu e-Factura ce poate fi incarcat in SPV.
Descarcarea e-Facturii este posibila doar pentru persoanele juridice, facturile emise pentru PJ sunt evidentiate in lista cu facturi printr-o eticheta verde "PJ" sub numele clientului.
Din "Facturare si plati" > "Facturi parinti" poti face click pe numarul unei facturi si sa faci click pe butonul portocaliu "Descarca efactura".
Daca datele firmei sau a clientului sunt gresite si vezi o eroare cand faci click pe "descarca efactura", poti face click pe "modifica factura" si sa faci click pe creionasul de langa "Furnizor" sau "Client" pentru a edita informatiile.
Datele de facturare ale parintilor le poti edita si din "Facturare si plati" > "Planuri tarifare" > click pe numele unui elev si vei vedea casuta cu datele de facturare in partea de sus-dreapta, ca sa le editezi trebuie sa faci click pe creion (datele de facturare nu se actualizeaza retroactiv, modificarile se vor aplica doar pentru facturile generate dupa ce ai facut modificarile).
Cum activez trimiterea automata a facturilor in SPV?
Inainte de a activa trimiterea automata in SPV a e-Facturilor, trebuie sa ai un certificat digital activat si inregistrat in SPV
Acceseaza "Facturare si plati" > "Panou de control" > "Configurare" > "e-Factura".
Din partea stanga selecteaza firma pentru care vrei sa activezi trimiterea automata si click pe butonul "Emite un token nou".
Verifica/bifeaza cele doua optiuni, click pe "continua" si confirma. Token-ul generat va fi asociat la firma si va trebui reinnoit dupa 3 luni.
Iar acum poti activa trimiterea automata bifand "OK" langa "Trimite automat facturile emise". Poti sa setezi sa se trimite cu o intarziere de pana la 4 zile in caz ca doresti sa modifici/verifici facturile inainte de a le trimite in SPV.
Pentru a trimite manual facturile sau a verifica statusul lor, trebuie sa accesezi "Facturare si plati" > "Facturi parinti" si sa bifezi "ON" unde scrie "e-Factura" in partea de sus-dreapta.
Imediat dedesubt vei observa filtrele disponibile cu statusul facturilor. Daca vrei sa trimiti una sau mai multe facturi, trebuie sa faci click pe "E-Facturi de trimis", dupa care poti sa bifezi casuta din dreptul facturilor si sa faci click pe "Trimite catre ANAF".
Facturile trimise catre ANAF vor intra in statusul "In procesare", dupa ce procesarea se finalizeaza ele se vor duce fie in "E-facturi valide" daca nu s-a intampinat nicio eroare, fie in "E-Facturi cu eroare" daca a aparut o eroare (de ex este adresa gresita sau nu sunt configurate categoriile de TVA).