Începând cu 1 ianuarie 2025, orice entitate juridică din România (scoli, firme sau ONG-uri) are obligativitatea de a declara toate facturile emise către ANAF, indiferent dacă sunt emise către persoane fizice sau juridice. Kinderpedia vă permite să realizați această operațiune automat, prin conectarea cu SPV (Spațiul Privat Virtual) al ANAF. Urmăriți acest ghid pentru a configura procesul pas cu pas.
Pasul 1: Obținerea Certificatului Digital
Certificatul digital sau semnătura electronică este necesară pentru autentificarea și semnarea facturilor. Dacă nu aveți deja un certificat digital trebuie sa achizitionati un certificat digital de la un furnizor autorizat.
Pasul 2: Înregistrarea Certificatului Digital la ANAF
Pentru acest pas va rugam sa verifcati cea mai recenta procedura si pasii pe siteul ANAF: https://www.anaf.ro/
Pasul 3: Conectarea și Autorizarea Kinderpedia în SPV
3.1. Introduceți certificatul digital: Conectați stick-ul USB în calculatorul dumneavoastră.
3.2. Asigurati-va ca ati Configurat corect datele companiei:
Pentru a putea folosi e-Factura, trebuie mai intai sa te asiguri ca ai datele firmelor din Kinderpedia configurare corect.
Mergi la "Facturare si plati" > "Panou de control" > "Configurare" > "Management firme". Aici trebuie sa te asiguri ca sunt completate corect informatiile firmelor definite: nume, CUI, email, tara, judet, oras, adresa.
Daca adresa firmei este in Bucuresti, la "Oras" trebuie sa completezi sectorul in formatul urmator: SECTOR1, SECTOR2, SECTOR3, SECTOR4, SECTOR5, SECTOR6
Trebuie folosit DOAR acest format, nu se accepta Sector 1, Sector1 sau orice altceva.
Acum trebuie verificate/configurate categoriile TVA pentru fiecare firma definita. Acceseaza tab-ul "Categorii TVA" si pentru fiecare firma definita (poti face click pe ea in partea stanga pentru a o selecta) si in partea dreapta trebuie sa definesti toate categoriile TVA folosite pentru acea firma. Click pe butonul "Adauga" pentru a adauga o categorie noua si "editeaza" / "sterge" pentru a modifica sau sterge o categorie deja adaugata. Vezi exemplu mai jos:
Datele de facturare ale parintilor le poti edita si din "Facturare si plati" > "Planuri tarifare" > click pe numele unui elev si vei vedea casuta cu datele de facturare in partea de sus-dreapta, ca sa le editezi trebuie sa faci click pe creion (datele de facturare nu se actualizeaza retroactiv, modificarile se vor aplica doar pentru facturile generate dupa ce ai facut modificarile).
3.3. Generați token-ul de autorizare:
Inainte de a activa trimiterea automata in SPV a e-Facturilor, trebuie sa ai un certificat digital activat si inregistrat in SPV (pasul 1 si pasul 2)
Acceseaza "Facturare si plati" > "Panou de control" > "Configurare" > "e-Factura".
Din partea stanga selecteaza firma pentru care vrei sa activezi trimiterea automata si click pe butonul "Emite un token nou".
Verifica/bifeaza cele doua optiuni, click pe "continua" si confirma. Token-ul generat va fi asociat la firma si va trebui reinnoit dupa 3 luni.
Iar acum poti activa trimiterea automata bifand "OK" langa "Trimite automat facturile emise". Poti sa setezi sa se trimite cu o intarziere de pana la 4 zile in caz ca doresti sa modifici/verifici facturile inainte de a le trimite in SPV.
Pentru a trimite manual facturile sau a verifica statusul lor, trebuie sa accesezi "Facturare si plati" > "Facturi parinti" si sa bifezi "ON" unde scrie "e-Factura" in partea de sus-dreapta.
Imediat dedesubt vei observa filtrele disponibile cu statusul facturilor. Daca vrei sa trimiti una sau mai multe facturi, trebuie sa faci click pe "E-Facturi de trimis", dupa care poti sa bifezi casuta din dreptul facturilor si sa faci click pe "Trimite catre ANAF".
Facturile trimise catre ANAF vor intra in statusul "In procesare", dupa ce procesarea se finalizeaza ele se vor duce fie in "E-facturi valide" daca nu s-a intampinat nicio eroare, fie in "E-Facturi cu eroare" daca a aparut o eroare (de ex este adresa gresita sau nu sunt configurate categoriile de TVA).
Pasul 4: Emiterea și Trimiterea Facturilor Electronice
4.1. Crearea facturilor:
Mergeți la secțiunea "Facturi Părinți" din Kinderpedia.
Completați datele beneficiarului (persoană fizică sau juridică). Notă: CNP-ul nu este obligatoriu, dar dacă este completat, trebuie să fie corect.
Adăugați produse sau servicii și emiteți factura.
4.2. Activarea funcției e-Factura:
Accesați tab-ul "e-Factura".
Facturile de trimis vor fi listate aici. Puteți opta pentru trimitere:
Manual: Selectați facturile și apăsați pe "Trimite către ANAF".
Automat: Configurați un interval de timp (imediat, 4 ore, 8 ore, etc.) pentru trimiterea automata a facturilor.
4.3. Monitorizarea procesului:
Facturile trimise vor apărea în tab-ul "În procesare".
Facturile validate vor fi marcate cu verde în tab-ul "Facturi Validate".
Facturile cu erori vor fi afișate în tab-ul "Facturi cu Erori".
Pasul 5: Gestionarea Erorilor
5.1. Accesați tab-ul "Facturi cu Erori" pentru a vedea detalii despre eroare (ex. CNP invalid, token neconfigurat).
5.2. Corectați problema:
Editați factura și actualizați datele incorecte.
Retrimiteți factura către ANAF.
5.3. Verificați validarea în tab-ul "Facturi Validate".