Modulul Documente este arhiva de fișiere a instituției. Aici păstrați regulamente, contracte, fișe de lucru, liste de lecturi sau orice alt document, organizate în dosare. Pentru fiecare dosar și fiecare fișier alegeți cine are acces: profesorii, personalul, părinții și elevii, toți sau doar anumite clase.
Vă recomandăm să lucrați în această ordine: creați dosarul, setați accesul la dosar, apoi încărcați fișierele. Astfel, fișierele noi preiau automat accesul dosarului.
Conținut
1. Cum creez un dosar?
Documente › Explorează
Din meniul din stânga, dați click pe Documente.
Ecranul are trei coloane: în stânga Ierarhia dosarelor, la mijloc conținutul dosarului deschis, iar în dreapta detaliile elementului selectat.
Deschideți dosarul în care vreți să creați dosarul nou. Pentru un dosar de nivel principal, rămâneți în Dosar principal. Apoi dați click pe butonul verde cu iconița de dosar, din stânga butonului Încarcă fișiere.
Completați Numele dosarului și, opțional, o Descriere, apoi dați click pe Adaugă.
Dosarul nou se deschide automat. În dreapta vedeți accesul lui.
Sfat: un dosar creat în Dosar principal este accesibil pentru Toată lumea din instituție. Un subdosar preia accesul dosarului în care l-ați creat. Puteți schimba accesul oricând (vezi secțiunea 4).
2. Cum încarc fișiere?
Documente › Explorează › dosarul dorit
Deschideți dosarul în care vreți să încărcați fișierele și dați click pe Încarcă fișiere. Selectați unul sau mai multe fișiere de pe calculator.
După încărcare apare mesajul Încărcare reușită, iar fișierul apare în listă.
Dați click pe fișier ca să vedeți detaliile lui în dreapta: previzualizare, Acces, Status, tip, dimensiune și cine l-a încărcat. De aici îl puteți și descărca (Descarcă) sau copia linkul lui (Copiază linkul).
Un fișier nou încărcat:
preia accesul dosarului în care l-ați încărcat;
este Nepublicat: doar deținătorul și administratorii îl văd. Părinții și elevii îl văd abia după publicare (vezi secțiunea 7).
3. Cine vede documentele?
Pentru ca un părinte sau un elev să vadă un fișier, trebuie îndeplinite două condiții:
Accesul fișierului îl include (de exemplu Părinții/elevii din Clasa a VII-a).
Fișierul este Publicat. În listă, ochiul verde înseamnă publicat, iar ochiul tăiat înseamnă nepublicat.
Profesorii și membrii personalului văd fișierele la care au acces fără să fie nevoie de publicare. Dacă fișierul este accesibil doar profesorilor sau personalului, nu este nevoie să îl publicați.
Atenție! Fiecare fișier are propriul acces. Accesul dosarului se aplică automat doar fișierelor încărcate după ce l-ați setat. Fișierele care erau deja în dosar își păstrează accesul vechi. Vezi secțiunea 6.
4. Cum setez accesul la un dosar?
Documente › dosarul dorit › Acces
Deschideți dosarul. În coloana din dreapta, dați click pe iconița cu omuleț (sus, în bara de butoane, sau în dreptul secțiunii Acces).
Se deschide fereastra Distribuie cu utilizatori și grupuri:
Debifați Toată lumea din instituție.
Bifați o categorie întreagă (Toți Profesorii/Educatorii din instituție, Toți Părinții și Elevii din instituție, Toți membrii personalului din instituție) sau
alegeți din Grupe doar anumite clase: Grupuri de profesori sau Grupuri de părinți și elevi. Căutați clasa și dați click pe ea; apare bifa verde.
Din Utilizatori puteți adăuga și persoane individuale: Profesori, Părinți, Elevi, Membrii personalului.
La final dați click pe Actualizează.
Toți managerii au mereu acces și nu pot fi debifați.
Atenție! Schimbarea accesului la dosar nu modifică fișierele care sunt deja în dosar. Dacă dosarul are deja fișiere, continuați cu pașii din secțiunea 6, altfel fișierele rămân vizibile pentru cine aveau acces înainte.
5. Cum setez accesul la un fișier?
Documente › dosarul dorit › fișierul › Acces
Dați click pe fișier, apoi pe iconița cu omuleț din dreptul secțiunii Acces.
Fereastra este aceeași ca la dosar. Puteți alege manual cine are acces sau puteți folosi Comenzi rapide:
Sincronizează selecția folderului: fișierul primește exact accesul dosarului în care se află.
Resetează selecția: anulează modificările făcute în fereastră.
Curăță întreaga selecție: debifează tot.
Dați click pe Actualizează ca să salvați.
6. Am schimbat accesul la dosar, dar fișierele nu s-au actualizat. Ce fac?
Documente › dosarul dorit › selecție multiplă › Acces
Este cea mai frecventă situație: ați încărcat fișierele, apoi ați restricționat dosarul (de exemplu doar pentru Clasa a VII-a). Dosarul arată accesul nou, dar fișierele din el au rămas pe Toată lumea din instituție.
Nu este nevoie să schimbați accesul fiecărui fișier în parte. Le actualizați pe toate deodată:
Pasul 1. În dosar, dați click pe săgeata mică din stânga butoanelor verzi. Lângă fiecare element apare o căsuță de bifat.
Pasul 2. Bifați căsuța de sus ca să selectați toate elementele din dosar. În dreapta apare numărul lor, de exemplu 4 elemente selectate. Puteți bifa și doar anumite fișiere.
Pasul 3. Apare o bară cu acțiuni pentru elementele selectate. Dați click pe iconița cu omuleț (acces).
Pasul 4. Derulați în stânga până la Comenzi rapide și dați click pe Sincronizează selecția folderului („Selectează aceleași drepturi de acces ca și folderul părinte”). Apoi dați click pe Actualizează 4 articole (numărul diferă după câte elemente ați selectat).
Gata. Toate fișierele selectate au acum același acces ca dosarul.
Sfat: dacă dosarul are subdosare, intrați în fiecare subdosar și repetați pașii. Ca să nu ajungeți aici, setați accesul la dosar înainte să încărcați fișierele: fișierele noi îl preiau automat.
7. Cum public un fișier pentru părinți și elevi?
Documente › dosarul dorit › fișierul › Publică
Verificați întâi că accesul fișierului este corect (secțiunile 5 și 6). Apoi dați click pe fișier și pe iconița cu avion de hârtie, sus în coloana din dreapta.
Fereastra Publică documente arată ce părinți și elevi vor avea acces. Bifa Trimite notificări utilizatorilor noi adăugați trimite o notificare părinților și elevilor; debifați-o dacă nu vreți să fie anunțați. Dați click pe Publica.
Fișierul apare acum ca Publicat, iar în listă are ochiul verde. Ca să îl ascundeți din nou, dați click pe același buton, care acum are avionul tăiat (Anulează publicarea).
8. Cum permit părinților și elevilor să încarce fișiere?
Documente › dosarul dorit › Încărcare fișiere
Implicit, la Încărcare fișiere dosarul este Restricționat: părinții și elevii nu pot încărca nimic în el. Ca să schimbați asta, deschideți dosarul și dați click pe săgeata în sus din bara de butoane din dreapta.
Confirmați cu Permite încărcarea fișierului.
Dosarul apare acum cu Permis: „Elevii/Părinții pot încărca fișiere în acest dosar”. Ca să reveniți, folosiți același buton.
9. Cum editez, mut sau șterg un dosar sau un fișier?
Documente › dosarul sau fișierul › bara de butoane din dreapta
Selectați dosarul sau fișierul. În bara din dreapta găsiți, în ordine: Editează (creion), acces (omuleț), publicare sau încărcare (avion / săgeată), Mutare și Șterge (coș roșu).
Editare
Cu Editează schimbați numele și descrierea, apoi dați click pe Salvează. Pentru un dosar:
Pentru un fișier, fereastra Editează fișierul are câmpurile Nume Fișier și Descriere:
Mutare
Cu Mutare se deschide fereastra Mută articole. În dreapta alegeți dosarul de destinație (apare la Către), apoi dați click pe Mutare. Puteți muta și mai multe fișiere deodată, din selecția multiplă.
Ștergere
Cu Șterge se deschide fereastra Șterge acest articol?. Confirmați cu Șterge.
Atenție! Ștergerea nu poate fi anulată: un dosar sau un fișier șters nu mai poate fi recuperat.
10. Cum caut, filtrez și sortez documentele?
Documente › Caută
Ca să găsiți un document oriunde s-ar afla, deschideți tab-ul Caută. Scrieți un Cuvânt cheie, alegeți opțional Tip fișier și dați click pe Caută. Rezultatele apar la mijloc, la Rezultatele căutării.
În interiorul unui dosar, butonul Filtrează afișează doar anumite tipuri: Dosar, PDF, Document, Prezentare, Foaie de calcul, Imagine, Audio, Video, Arhivă. Bifați tipurile dorite și dați click pe Filtrează.
Butonul Sortare ordonează lista după dată (mai întâi cel mai nou sau cel mai vechi) sau după nume (de la A la Z sau de la Z la A).
11. Cum folosesc Documente din aplicația Kinderpedia Teacher?
Kinderpedia Teacher › ☰ › Documente
Din aplicația de mobil pentru profesori puteți crea dosare, încărca fișiere și publica documente, la fel ca pe web.
Deschideți meniul ☰ și dați click pe Documente. Vedeți lista de dosare și fișiere; ochiul verde arată fișierele publicate. Butonul verde + are două opțiuni: Creează dosar și Încarcă documente.
Crearea unui dosar
Alegeți Creează dosar și completați:
Nume dosar și, opțional, Descriere dosar;
Încărcare părinți și elevi: dacă activați opțiunea, părinții vor putea încărca documente și imagini în dosar;
Gestionează accesul: în ecranul Acces pentru alegeți din tab-ul Grupe (listele Părinți / elevi și Personal) sau din tab-ul Individual, apoi salvați. Sub buton apare câți utilizatori ați ales, de exemplu 2 Utilizatori.
La final apăsați Save.
Încărcarea fișierelor
Deschideți dosarul, apăsați + și alegeți Încarcă documente. În meniul Adaugă Fișier alegeți sursa: Galerie foto, Cameră, Video, Adaugă Fișier (fișiere din telefon) sau Înregistrare vocală.
Fișierele alese apar în fereastra Fișiere și documente. Cu + Adaugă Fișier mai adăugați și altele, apoi apăsați Gata.
Publicarea
După Gata, aplicația întreabă Dorești sa publici acum fișierele?
Nu: fișierele se încarcă nepublicate. Le puteți publica mai târziu.
Da: se deschide ecranul Acces pentru. Alegeți clasele (Grupe) sau persoanele (Individual) și apăsați Publică acum.
Detaliile unui fișier
Apăsați pe un fișier ca să deschideți ecranul Deschide fișier: vedeți autorul, numele și dacă e publicat. De aici îl publicați (Publică document) sau îl deschideți (Deschide fișier). Din roata din dreapta sus alegeți Editează sau Șterge.
Fișierul publicat apare în listă cu ochiul verde. Publicarea apare și în News Feed, ca postare „a adăugat un document nou”.
Atenție! Și în aplicație, schimbarea accesului la dosar nu actualizează fișierele care sunt deja în el. Pentru a aplica accesul dosarului tuturor fișierelor deodată, folosiți varianta web, ca în secțiunea 6.
12. Ce văd părinții în aplicația Kinderpedia?
Kinderpedia (aplicația pentru părinți) › ☰ › Documente
Părinții deschid meniul ☰ și apasă pe Documente. Modulul are două tab-uri: Partajate și Private.
Tab-ul Partajate
Aici apar dosarele și fișierele publicate la care părintele are acces, sortate după dată (mai întâi cel mai nou). Fișierele nepublicate sau publicate pentru alte clase nu apar.
Cu Caută se deschide Caută în Documente: părintele poate filtra după tip (Imagini, Video, Audio, Arhivă, Dosar etc.) sau după persoana care a încărcat documentul (Persoane).
La click pe un fișier se deschide Detalii fișier, cu numele, autorul și data creării. Cu Deschide fișier îl vede sau îl descarcă. Mesajul Nu ai voie să editezi acest fișier arată că părintele nu îl poate modifica.
Tab-ul Private
În Private părintele încarcă documente pentru copilul său. Din iconița din dreapta (Filtre) alege copilul (Filtrează pentru) și tipul documentului, apoi apasă Aplică.
Ca să încarce un document, părintele apasă +, alege copilul din lista Copii și apasă Adaugă Fișier. Sursa poate fi Fotografie, Cameră, Video, Fișiere sau Înregistrare vocală.
După Gata, documentul apare în lista Private, marcat cu inițialele copilului.
13. Ce văd părinții în platforma web?
Platforma web Kinderpedia (cont de părinte) › Documente
Părinții deschid Documente din meniul din stânga. În stânga văd Privat per elev, cu câte un dosar pentru fiecare copil, și Ierarhia dosarelor, cu dosarele pe care școala le-a publicat pentru ei. Iconița roz cu lacăt de lângă un dosar înseamnă că elevii și părinții nu pot încărca fișiere în el.
Cu iconița de filtru alegeți tipul de fișier (Dosar, PDF, Document, Prezentare, Foaie de calcul, Imagine, Audio, Video, Arhivă) și dați click pe Filtrează. Cu iconița de sortare ordonați documentele după dată sau după nume.
Dați click pe un fișier ca să vedeți în dreapta detaliile lui: statusul, tipul, dimensiunea, cine l-a creat și când. Cu Descarcă salvați fișierul pe calculator. Cu Copiază linkul copiați adresa lui.
La Privat per elev, dați click pe numele copilului. Aici sunt documentele confidențiale ale copilului, de exemplu contracte, adeverințe sau fișe medicale. Cu Încarcă fișiere, părintele poate trimite documente școlii.
Articole utile
Aveți nevoie de ajutor? Scrieți-ne din chat și vă ajutăm cu organizarea documentelor.