Modulul Facturare și Plăți generează automat facturile părinților pe baza planurilor tarifare ale copiilor. Din el înregistrați plățile, urmăriți balanța fiecărei familii și exportați datele pentru contabilitate.
Vă recomandăm să parcurgeți pașii în ordine. Configurați mai întâi firma, seriile, TVA-ul și catalogul de produse. Creați apoi planurile tarifare și asociați-le copiilor. Abia la final emiteți facturile și înregistrați plățile.
Conținut
1. Ce informații găsesc în Panoul de control?
Facturare și Plăți › Panou de control
Din meniul din stânga, dați click pe Facturare și Plăți › Panou de control. Alegeți perioada în partea de sus și dați click pe Filtrare.
Cardurile din partea de sus arată situația pentru perioada aleasă: Facturat, Primite, Rest de plată, În așteptare, Penalități și Încasări estimate pe următoarele 30 de zile.
Mai jos găsiți graficele Încasări vs facturi emise, Valoare facturi pe grupe în lună și Încasări pe grupe. Plăcile din dreapta vă duc direct la lista facturilor încasate, la depozitele familiilor, la facturile emise și la balanța pe familii.
2. Cum configurez datele de facturare (monedă, scadență, penalități, notificări)?
Facturare și Plăți › Configurare › Date de Facturare
Din meniul din stânga, dați click pe Configurare. Se deschide tab-ul Date de Facturare, unde setați:
Moneda facturii: moneda în care se emit facturile. Puteți avea pe factură și produse în altă valută. Conversia se face la cursul BNR din data emiterii.
Limbă: limba facturilor.
Zile până la scadență.
Notificare Email - Număr Zile: cu câte zile înainte de scadență primește părintele un e-mail.
Data exigibilității TVA: dacă și cum apare data punctului fiscal pe factură.
Penalități
Activați Activează penalități și completați:
Metodă de calcul al penalităților, de exemplu Procent din suma facturată.
Penalități: procentul pe zi de întârziere.
Zilele de penalități: toate zilele sau doar zilele lucrătoare.
Perioadă de gratie: câte zile după scadență nu se calculează penalități.
Metodă de aplicare a penalităților, de exemplu Penalități la suma facturată.
Opțiunea Afișează penalitățile neaplicate arată pe PDF-ul facturilor neplătite penalitățile acumulate, doar ca avertisment. Cu Aplicarea manuală a penalităților puteți emite o factură separată pentru penalitățile pe care vreți să le încasați.
Atenție! Penalitățile se adaugă pe facturile generate de sistem numai după ce factura întârziată a fost plătită integral. Până atunci, penalitățile se cumulează.
Afișare pe factură și balanță
Afișează sumele restante pe facturi: suma tuturor facturilor neplătite ale copilului apare ca notă pe factură.
Afișează suma totală în ambele valute: pentru planurile facturate în altă valută.
Afișează informații suplimentare legate de plată în documentul PDF: un text afișat pe factura PDF. Câmpurile {{KPCHILDCODE}}, {{KPCHILDNAME}} și {{KPINVOICENUMBER}} se înlocuiesc automat cu codul copilului, numele lui și numărul facturii. Nu le ștergeți din text.
Permite părinților să editeze datele de facturare și Ascunde perioada de facturare pe factură.
Blochează modificarea balanței familiilor: nimeni nu mai poate modifica manual creditul, debitul, soldul sau garanția. Doar Titularul Contului poate schimba această setare.
Plată automată din depozitul familiei: la emitere, factura se plătește automat din depozit. Dacă suma din depozit nu ajunge, se face o plată parțială.
Notificări și memento-uri
Trimite automat notificare pentru factură: la emitere, părinții primesc factura pe e-mail și o notificare push.
Notifica managerii despre planurile ce urmează să expire: managerii primesc pe e-mail lista planurilor care expiră în următoarele 3, 7, 15 și 30 de zile.
Trimite notificări pentru plăți restante, plus Memento pentru restanțe după data scadenței (după câte zile), Repetă memento-ul pentru restanțe și Oprește după X memento-uri.
Suspendă automat accesul părinților la Kinderpedia dacă factura rămâne neplătită blochează contul copilului dacă factura nu este plătită după scadență și după perioada de grație. Când ați terminat, dați click pe Salvează.
3. Cum adaug sau modific o firmă și cum activez chitanțele?
Facturare și Plăți › Configurare › Management firme
Pentru a emite facturi, aveți nevoie de cel puțin o firmă. Firmele definite aici se aleg apoi în planurile tarifare.
Deschideți tab-ul Management firme. Ca să adăugați o firmă, dați click pe Adaugă firmă nouă. Ca să modificați o firmă existentă, dați click pe ea în lista din stânga.
Completați câmpurile obligatorii, marcate cu *: Nume Firmă, CUI, Nume Bancă și IBAN, Email, Țară, Județ, Oraș și Adresă. Puteți adăuga mai multe bănci.
La Denumire Factură scrieți cum se va numi documentul, de exemplu „Factură” sau „Înștiințare de plată”. Denumire Factura Storno e opțional; dacă îl lăsați gol, se folosește „Factură Storno”.
Centru de Cost apare în exporturile pentru Primavera, SAGA sau CSV.
Atenție! Pentru e-Factura, datele firmei trebuie să fie complete și corecte, mai ales CUI-ul și adresa. Dacă firma are sediul în București, la Oraș scrieți sectorul exact în formatul SECTOR1…SECTOR6.
Chitanțe, note de factură și curs valutar
Pentru a emite chitanțe, activați Activare modul chitanțe? și completați Serie Chitanță și Număr Chitanță. Seria și numărul funcționează ca la facturi: cu seria „C-KP-” și numărul „000001”, prima chitanță va fi „C-KP-000001”.
Implicit, chitanțele se emit doar pentru plățile în numerar. Dacă vreți chitanță pentru orice plată, activați Emite confirmări de plată (chitanțe) pentru toate tranzacțiile.
Tot aici setați Note de factură implicite, care pot fi modificate pe fiecare factură, și Curs Valutar al firmei. Acesta se folosește când planul tarifar are altă monedă decât RON și se poate schimba pe fiecare plan sau copil (vezi cursul valutar pe planul tarifar).
Atenție! Chitanțele se generează doar pentru plățile adăugate după activare, nu retroactiv. Dacă ștergeți o plată care are chitanță, se șterge și chitanța, iar numărul ei nu se mai recuperează.
Recomandam să activați modulul chitanțe doar dacă nu aveți casă de marcat și incasați bani in numerar
La final puteți încărca un Logo al institutiei pentru a aparea pe facturile PDF, de maximum 1920x1080 px. Nu uitați să dați click pe Salvează.
4. Cum adaug o serie nouă de facturare?
Facturare și Plăți › Configurare › Serii de facturare
Deschideți tab-ul Serii de facturare și selectați firma din stânga. În tabel vedeți seriile firmei, cu coloanele Serie principală și Serie activa. Dați click pe Adaugă.
Completați Serie facturi (prefix), de exemplu „DEER2627-” pentru noul an școlar, și Număr de la care începe numerotarea. Apoi dați click pe Salvează.
Ca să faceți o serie implicită, bifați-o în coloana Serie principală. Pe o factură în așteptare puteți schimba seria din pagina de editare, la Număr.
Sfat: Dacă primiți mesajul că seria este deja folosită, alegeți un prefix diferit de cele existente.
Atenție: Dacă ați utilizat aceeași serie de facturare și într-un alt sistem, vă recomandăm să definiți o serie nouă în Kinderpedia sau să introduceți ultimul număr de factură emis în sistemul anterior, pentru a evita dublarea numerelor de factură.
5. Cum definesc și cum actualizez categoriile de TVA?
Facturare și Plăți › Configurare › Categorii TVA
Deschideți tab-ul Categorii TVA și selectați firma din stânga. Dați click pe Adaugă și completați:
Titlu, de exemplu „TVA normal”;
Valoare TVA;
Categorie TVA, de exemplu „S - Cota normală și cota redusă a TVA”, „Z - TVA cota zero” sau „E - Scutire”;
Motiv scutire TVA, doar pentru categoriile cu 0%;
Text de înlocuire a coloanei TVA, opțional. Înlocuiește valoarea TVA doar pe PDF.
Apoi dați click pe Salvează.
Atenție! Categoriile de TVA sunt necesare pentru e-Factura. Vă recomandăm să le stabiliți împreună cu contabilul.
Atenție! Cota TVA o este deja configurată automat in sistem.
Cum actualizez o cotă de TVA (de exemplu de la 19% la 21%)?
Când se schimbă cota legală, nu creați o categorie nouă. Modificați-o pe cea existentă și toate planurile și produsele care o folosesc preiau automat noua cotă. În tab-ul Categorii TVA, selectați firma și dați click pe creionul de la cota pe care o schimbați.
Dați click pe valoarea din coloana Valoare TVA, alegeți noua cotă din listă și dați click pe Salvează.
Verificați apoi și produsele din Catalog Produse. Dați click pe creionul produsului, alegeți noua cotă la include TVA și dați click pe Modifică. Dacă produsul este folosit în planuri tarifare, noul preț și noua cotă se aplică și acolo.
Atenție! Dacă aveți facturi care încă nu au fost trimise în SPV, trimiteți-le înainte să schimbați cota. La primire, ANAF verifică dacă cota de pe factură coincide cu cea configurată.
6. Cum adaug un produs în catalog și cum configurez conturile contabile?
Facturare și Plăți › Configurare › Catalog Produse
Produsele din catalog se pot adăuga în planurile tarifare sau direct pe o factură. Deschideți tab-ul Catalog Produse și dați click pe Adăugare Produs.
Completați SKU (cod scurt), Categorie Produs, Denumire produs/serviciu, U.M., Preț cu TVA, Monedă și Include TVA, apoi dați click pe Adaugă.
Sfat: categoria produsului contează pentru rapoarte. În Raport Vânzări, sumele se grupează pe categorii, de exemplu taxă școlarizare, mâncare sau transport.
Produsele se modifică sau se șterg din butoanele de pe rândul lor, din coloana Acțiuni.
Atenție! Dacă ștergeți un produs din catalog, el dispare și din toate planurile tarifare în care a fost adăugat.
Pentru exporturile în SAGA, WinMentor sau SmartBill Conta, dați click pe Conturi Contabile. În tab-urile Conturi Vânzări și Conturi Încasări, completați contul contabil pentru fiecare categorie de produs, apoi salvați.
7. Cum activez plata online a facturilor (Stripe sau BTePOS)?
Facturare și Plăți › Configurare › Integrări › Procesator de Plăți
Ca părinții să plătească facturile cu cardul din aplicație, firma trebuie conectată la Stripe sau la BTePOS (Banca Transilvania). Deschideți tab-ul Integrări, sub-tab-ul Procesator de Plăți.
Sub fiecare firmă găsiți butoanele Creează un cont nou de Stripe și Adaugă Credențialele de la BTePOS. După conectare, toate facturile emise pe firma respectivă pot fi plătite online.
Stripe: comisionul afișat în aplicație este 1,26% sau 6 RON pentru plăți sub 500 RON (carduri UE), respectiv 3,2% sau 16 RON pentru plăți sub 500 RON (carduri din afara UE).
BTePOS: aveți nevoie de un cont curent la Banca Transilvania și de un POS virtual. Primiți de la bancă un utilizator și o parolă, pe care le introduceți aici. Comisionul se negociază cu banca.
Kinderpedia nu percepe comision pentru plățile cu cardul.
Cine plătește comisionul Stripe?
Comisionul de procesare nu este stabilit sau reținut de Kinderpedia. Kinderpedia l-a negociat pentru școli, iar el acoperă procesarea plății de către Visa, MasterCard, bănci și ceilalți intermediari. Școala decide cum se aplică:
părintele plătește comisionul, peste valoarea facturii;
școala suportă comisionul și primește valoarea facturii minus comisionul.
Părintele vede comisionul în timpul plății și poate verifica suma totală înainte să o confirme.
Atenție! Comisionul nu se rambursează: este reținut de Stripe și/sau de instituțiile financiare. Părintele nu poate cere înapoi doar comisionul. Rambursarea se cere pentru întreaga factură, școlii (emitentul facturii), iar școala poate rambursa doar valoarea facturii.
Contractul facturat prin Kinderpedia există doar între părinte și școală. Kinderpedia oferă platforma de facturare și conexiunea cu procesatorul de plăți, dar nu are un contract cu părintele pentru facturi sau plăți.
Cum plătește părintele factura online?
După ce firma este conectată la Stripe sau BTePOS, părinții plătesc facturile emise pe acea firmă direct din Kinderpedia:
Pe web: din meniul din stânga, Facturi, apoi butonul verde Plătește acum de lângă factură.
Pe mobil: din meniu, Facturi, se alege factura, apoi butonul verde Plătește cu cardul.
Părintele este dus pe pagina de plată a procesatorului. Plata apare automat la factură în Facturi Părinți.
8. Cum configurez e-Factura și cum urmăresc facturile trimise la ANAF?
Facturare și Plăți › Configurare › Integrări › e-Factura
Din 1 ianuarie 2025, entitățile juridice din România (școli, firme, ONG-uri) trebuie să declare la ANAF toate facturile emise, către persoane fizice sau juridice. Kinderpedia trimite automat facturile în SPV (Spațiul Privat Virtual al ANAF). Pregătiți mai întâi:
Certificatul digital (semnătura electronică), cumpărat de la un furnizor autorizat.
Înregistrarea certificatului în SPV, conform procedurii actuale de pe anaf.ro.
Datele firmei complete în Management firme: nume, CUI, e-mail, țară, județ, oraș și adresă. Pentru București, la Oraș scrieți sectorul în formatul SECTOR1…SECTOR6.
Categoriile de TVA definite pentru fiecare firmă, vezi Categorii TVA.
Datele de facturare ale părinților corecte, vezi datele de facturare ale părinților. CNP-ul nu este obligatoriu, dar dacă îl completați trebuie să fie corect.
Generarea token-ului de autorizare
Cu stick-ul cu certificatul digital conectat la calculator, deschideți sub-tab-ul e-Factura, selectați firma din stânga și activați comutatorul. Dați click pe Emite un token nou, bifați cele două confirmări și continuați.
Token-ul se asociază firmei și trebuie reînnoit după 90 zile. Dacă certificatul nu este conectat sau nu este înregistrat în SPV, apare mesajul Eroare la emiterea unui nou indicativ de acces.
Trimiterea automată
Activați Trimite automat facturile emise (cumpărător persoana juridica) către ANAF.
Puteți selecta trimiterea automată imediată sau dupa un termen maxim de 4 zile lucrătoare.
La Trimite în SPV începând cu data de ... alegeți data de la care se trimit facturile.
Lăsați câmpul gol dacă vreți să se trimită toate. Dați click pe Salvează.
Această funcționalitate vă permite incărcarea facturilor emise pană la crearea tokenului in Kinderpedia.
Atenție! După ce generați un token nou, verificați dacă trimiterea automată este din nou activată.
Urmărirea și trimiterea manuală a e-Facturilor
Facturare și Plăți › Facturi Părinți › e-Factura
În Facturi Părinți, activați comutatorul e-Factura. Plăcile arată statusul facturilor în SPV:
E-Facturi de trimis: bifați facturile și dați click pe Trimite către ANAF ca să le trimiteți manual;
Termen depășit;
În procesare: facturile trimise, în așteptarea răspunsului ANAF;
E-Facturi cu eroare: de exemplu CNP invalid, adresă greșită sau categorii TVA lipsă;
E-Facturi valide.
Pentru o factură cu eroare, deschideți-o, citiți detaliile erorii, corectați datele (în factură, la firmă sau la datele de facturare ale părintelui) și trimiteți-o din nou către ANAF.
Pentru o factură emisă, XML-ul e-Factura se descarcă din meniul ei de status, cu Descarcă eFactura.
Cheltuieli: e-Facturile primite de la furnizori
Facturare și Plăți › Cheltuieli
În meniul Cheltuieli vedeți facturile primite în SPV de firma dumneavoastră. Dați click pe Preia e-Factura ca să le aduceți din ANAF. Funcția are nevoie de un token e-Factura configurat pentru firma respectivă.
9. Cum creez un plan tarifar recurent?
Facturare și Plăți › Configurare › Planuri tarifare
Facturile se generează pe baza planului tarifar al fiecărui copil. Deschideți tab-ul Planuri tarifare și dați click pe Adaugă Plan Tarifar.
Configurarea are 5 pași: Configurare, Date de Facturare, Preț, Module Conectate și Produse Extra. Puteți reveni oricând la un pas dând click pe el.
Pasul 1: Configurare
Completați Nume, care apare pe factură, și, opțional, programul. Bifați Contracte recurente și alegeți Intervalul de aplicare. În afara acestui interval nu se generează facturi.
Valoare Contract este opțională la planul recurent și apare în Raport Contracte. Dați click pe Salvează.
Atenție! Intervalul de aplicare nu este data primei facturi. Data generării se setează la pasul 2.
Pasul 2: Date de Facturare
Alegeți Frecvența de emitere a facturilor: săptămânal, la 2 sau la 4 săptămâni, lunar, la 2, 3, 4 sau 6 luni, ori anual.
Setați apoi:
Data referință pentru perioada facturată și Emitere pentru. De exemplu, cu data de 1 noiembrie, Intervalul precedent facturează octombrie, iar Următorul interval facturează noiembrie.
Generarea facturilor în așteptare: la data de referință sau cu câteva zile înainte, ca să puteți verifica facturile.
Firma de pe care se facturează, cu seria ei.
Curs Valutar: cursul de schimb pentru planurile în altă monedă decât RON (vezi mai jos).
Cursul valutar al planului
Dacă prețul planului este în altă monedă (de exemplu EUR), iar factura se emite în RON, alegeți la Curs Valutar cum se face conversia:
Setarea firmei (implicit): se folosește cursul setat la firma de pe care se facturează, în Management firme.
Curs BNR: cursul BNR din data emiterii facturii.
Curs BNR + x%: cursul BNR plus un procent, completat în câmpul Procent adăugat la cursul de schimb (x%).
Curs fix: un curs stabilit de dumneavoastră, completat în Valoare rată de conversie, de exemplu 1 EUR = 5,0000 RON (maximum 5 zecimale).
Cursul se poate schimba și pentru un singur copil, de pe pagina lui de facturare (vezi pagina de facturare a copilului). Ordinea este: setarea copilului, apoi a planului, apoi a firmei.
Atenție! Dacă aveți planuri tarifare în cel puțin două monede diferite de RON, nu setați un curs fix sau preferențial la nivel de firmă. Setați cursul pe fiecare plan.
Dați click pe Salvează.
Pasul 3: Preț
Alegeți Preț fix și completați suma, moneda și Categorie TVA. Pentru o reducere pe plan, bifați Aplică Discount.
Puteți alege și un preț variabil, în funcție de prezențe, de absențe sau de absențele motivate (preț fix plus o sumă pe zi). Se iau în calcul prezențele din modulul de prezență.
Pasul 4: Module Conectate
Aici legați de plan activitățile, evenimentele cu plată și clasele opționale, ca să apară automat pe factură.
Bifați Integrează cu Modul Activități și alegeți frecvența. Cu Include în factura principală, activitățile apar pe aceeași factură cu taxa școlară. Dacă alegeți altă frecvență, ele se facturează separat. Dați click pe Salvează.
La fel procedați pentru Integrează cu Clase opționale. Apoi dați click pe Continuă.
Pasul 5: Produse Extra
Adăugați produse precum masa sau transportul. Alegeți produsul din Catalog Produse sau scrieți-l manual. Apoi alegeți Tip Cant, adică felul în care se calculează cantitatea de pe factură, și opțiunea din Cant.:
Cantitate fixă: pe fiecare factură apare aceeași cantitate, aleasă în Cant. (de exemplu, 1 lună de transport);
Bazat pe modulul de check-in: cantitatea este numărul de zile luat din modulul Prezență și Raport Zilnic;
Bazat pe calendar: cantitatea este numărul de zile din calendar, indiferent dacă copilul a fost prezent.
Dacă alegeți Bazat pe modulul de check-in, în Cant. aveți patru opțiuni:
În funcție de prezența zilnică: se facturează zilele în care copilul a fost prezent;
Prezență + Abs. nemotivată: se facturează zilele de prezență și absențele nemotivate. Absențele motivate nu se facturează;
Absențe zilnice motivate: cantitatea este numărul de absențe motivate;
Toate absențele: cantitatea este numărul tuturor absențelor, motivate și nemotivate.
Dacă alegeți Bazat pe calendar, în Cant. aveți două opțiuni:
zile lucrătoare in perioada selectata: se facturează toate zilele lucrătoare din perioada facturii, inclusiv cele din vacanțe;
Bazat pe structura anului școlar: se facturează doar zilele lucrătoare din intervalele marcate ca facturabile în structura anului școlar. Zilele de vacanță marcate ca nefacturabile nu intră în calcul.
Sfat: Opțiunea Bazat pe structura anului școlar este utilă când taxați un serviciu pe zi, de exemplu masa. Definiți o singură dată vacanțele în structura anului școlar, iar Kinderpedia scade automat zilele de vacanță din cantitatea de pe factură.
Intervalele se definesc în Management Instituție › Structura anului școlar. Coloana Facturabil arată, pentru fiecare interval, dacă zilele lui intră în calculul facturilor.
Ca să scoateți un interval din calcul, dați click pe creionul din dreptul lui și debifați Zile facturabile. Nu uitați să dați click pe Salvează.
Atenție! Când două intervale se suprapun, are prioritate opțiunea nebifată. De exemplu, dacă o vacanță nefacturabilă se suprapune peste un modul facturabil, zilele comune nu se facturează.
Frecvența tarifării produselor stabilește dacă produsele apar pe factura principală sau pe o factură separată.
Dați click pe + verde ca să adăugați produsul. Pe fiecare rând puteți schimba firma și seria, categoria TVA, discountul sau puteți șterge produsul. La final, dați click pe Finalizează.
10. Cum creez un plan tarifar la termen (în tranșe)?
Facturare și Plăți › Configurare › Planuri tarifare › Adaugă Plan Tarifar
Planul la termen se folosește pentru un contract cu valoare totală plătită în tranșe. La pasul 1, bifați Contract la termen și completați obligatoriu Valoare Contract, pentru întreaga perioadă.
La pasul 2 alegeți doar firma de pe care se facturează. La pasul 3 definiți tranșele: denumirea, data la care se emite factura, suma, un discount opțional și datele de facturare (Primar sau Secundar). Cu Adaugă adăugați o tranșă nouă.
Dacă prima tranșă este taxa de înscriere, bifați Taxă înscriere.
Atenție! Suma tranșelor trebuie să fie egală cu valoarea contractului. Prima zi a intervalului trebuie să fie înaintea primei facturi, iar ultima zi după ultima factură.
Pașii 4 și 5 sunt la fel ca la planul recurent, inclusiv opțiunile pentru Tip Cant de la pasul 5.
11. Cum editez, dezactivez sau șterg un plan și cum îl marchez ca principal?
Facturare și Plăți › Configurare › Planuri tarifare
Dați click pe ⋮ din coloana Acțiuni a planului. Din meniu puteți alege Editează, Dezactivează, Marchează ca Plan Principal sau Șterge.
Planul principal se atribuie automat fiecărui copil nou adăugat în instituție. Îl recunoașteți după eticheta Plan Principal.
Un plan dezactivat poate fi reactivat oricând.
Copiii care aveau un plan șters primesc automat planul principal.
Atenție! Planul principal nu poate fi șters. Marcați mai întâi alt plan ca principal, apoi ștergeți-l pe cel vechi.
12. Cum facturez opționalele cu preț fix lunar?
Grupe / Clase › Grupă opțională › Setări
Dacă un opțional (de exemplu Engleză avansat) are un preț lunar fix, setați prețul direct pe grupa opțională. Din meniul Grupe / Clase, filtrați după Tip Grupă › Opțională. Coloana Tip Grupă arată prețul lunar al fiecărei grupe.
Deschideți grupa și dați click pe Setări.
Activați Preț pentru clasa opțională și completați Preț lunar și Monedă. Alegeți apoi Categorie Produs, Firma de pe care se facturează și Categorie TVA. Nu uitați să dați click pe Salvează.
Atenție! Ca opționalele să apară pe factură, planul tarifar al copilului trebuie să aibă bifată Integrează cu Clase opționale la pasul 4.
Pentru opționalele taxate pe ședință, după prezență, vedeți secțiunea următoare.
13. Cum facturez opționalele în funcție de prezență?
Kinderpedia poate factura automat activitățile opționale (fotbal, dans, engleză etc.) după prezență. Setați un preț pe ședință, iar la emiterea facturii platforma numără ședințele la care copilul a fost marcat prezent și le înmulțește cu prețul. Urmați pașii de mai jos, în ordine.
Pasul 1: Creați grupa opțională și adăugați copiii
Grupe / Clase › Adaugă Grupă
Dați click pe Adaugă Grupă, completați Nume grup (de exemplu „Optional Fotbal”), alegeți Tip Grupă › Opțională și dați click pe Salvează.
Deschideți grupa și dați click pe Adaugă copilul. În fereastra Adaugă Copii în grupa opțională, dați click pe copiii înscriși (fiecare primește o bifă verde), apoi pe OK.
Pasul 2: Adăugați activitatea cu preț pe ședință
Orar Activități › Discipline / Activități Principale
Dați click pe Adaugă Disciplină / Activitate sau pe Editează la o activitate existentă. În listă, coloana Preț arată activitățile cu plată.
La Acces pentru, alegeți grupa opțională, apoi activați Prezență. Fără prezență, platforma nu are ce ședințe să numere.
Activați Preț, completați prețul pe ședință și moneda. La Metodă de Facturare alegeți se facturează activitățile cu prezență: prezent sau absent nemotivat. Dați click pe Salvează.
Atenție! Cealaltă opțiune, pentru toate activitățile planificate în calendar, facturează toate ședințele din orar, indiferent dacă copilul a venit sau nu. Prezența la activitate nu este aceeași cu prezența zilnică (check-in).
Pasul 3: Programați activitatea în orar
Orar Activități › Planificator
La Afișează activitățile din, alegeți grupa opțională. Trageți activitatea din lista din stânga în calendar, în ziua și la ora la care se ține. Ca să se repete săptămânal, deschideți-o și bifați Activitate recurentă. Detalii găsiți în ghidul Orar Activități.
La fiecare ședință, profesorul marchează prezența în tab-ul Prezența la clasă. În detaliile activității vedeți și prețul ședinței.
Pasul 4: Legați activitățile de planul tarifar
În planul tarifar al copiilor, la pasul 4 Module Conectate, bifați Integrează cu Modul Activități (vezi planul tarifar recurent). Cu Include în factura principală, opționalele apar pe aceeași factură cu taxa școlară. Dacă alegeți altă frecvență, ele se facturează separat și puteți alege altă firmă.
La Perioada facturată, lăsați Intervalul precedent, ca pe factură să intre ședințele care au avut deja loc. De exemplu, la frecvență lunară intră ședințele din luna anterioară.
Pe factură, activitatea apare cu numărul de ședințe și datele lor, de exemplu „Engleza avansat - 100.00 RON / ședință (12 oct., 15 oct., 19 oct., 22 oct.)”.
Atenție! Nu combinați prețul lunar al grupei opționale (secțiunea 12) cu prețul pe ședință pentru același opțional. Copilul ar fi facturat de două ori.
14. Cum asociez un plan tarifar copiilor?
Mai mulți copii deodată
Facturare și Plăți › Configurare › Planuri tarifare
În lista planurilor, dați click pe ochiul din coloana Alocări principale a planului. Se deschide fereastra Selectează Copii, unde vedeți și planul curent al fiecărui copil.
Filtrați după grupă sau căutați copiii. Selectați-i pe rând sau cu Selectează tot, apoi dați click pe OK.
Un singur copil
Facturare și Plăți › Planuri Tarifare
Din meniul din stânga, dați click pe Planuri Tarifare. Lista arată pentru fiecare copil:
planul (Pachet);
discountul;
data următoarei facturi în așteptare;
Ultima factură;
dacă accesul în aplicație este permis sau suspendat.
Puteți filtra după plan, grupă, Frați / surori? sau Discount?. Dacă bifați mai mulți copii, apare butonul Factură Nouă.
Dați click pe numele copilului, apoi pe Alege un alt plan tarifar. În fereastră, dați click pe Alege pachet la planul dorit. Planul curent va fi arhivat.
15. Ce pot seta pe pagina de facturare a unui copil?
Facturare și Plăți › Planuri Tarifare › numele copilului
Pe pagina copilului găsiți:
Discount per copil și Curs valutar (cursul de schimb doar pentru acest copil);
Date de Facturare, cu tab-urile Primar și Secundar, pentru al doilea plătitor;
planul principal, cu butoanele Personalizează acest plan, Alege un alt plan tarifar și Șterge plan tarifar.
Sub plan vedeți modulele conectate și produsele extra care vor apărea pe facturile copilului.
Discount per copil
Dați click pe + la Discount per copil. Alegeți un procent sau o valoare fixă, scrieți motivul la Discount pentru și dați click pe Salvează. Discountul se aplică doar acestui copil, în plus față de discountul planului.
Sfat: discountul per copil vă scutește de un plan personalizat când singura diferență este reducerea, de exemplu reducerea pentru frați.
Curs valutar per copil
Dați click pe creionul de la Curs valutar. Implicit este Setarea planului (implicit). Puteți alege pentru acest copil Curs BNR, Curs BNR + x% sau Curs fix, ca la plan, apoi dați click pe Salvează.
Plan secundar
Cu Adaugă un plan secundar, copilul are două planuri în același timp. Alegeți planul, Dată de început și Dată sfârșit. Dacă activați Va deveni plan principal?, planul ales înlocuiește planul principal de la data de început, care trebuie să fie în viitor. Dați click pe Alege plan (fără personalizare).
Personalizarea planului
Dați click pe Personalizează acest plan și confirmați. Se deschid cei 5 pași ai planului, unde îl modificați doar pentru acest copil. În lista copiilor, planurile personalizate apar cu eticheta Personalizat.
Atenție! Folosiți planurile personalizate doar pentru cazuri speciale. Un plan personalizat nu se mai actualizează când modificați planul standard, deci îl veți edita separat la fiecare copil. Dacă mai mulți copii au nevoie de aceleași condiții, creați un plan nou.
16. Cum modific datele de facturare ale părinților?
Facturare și Plăți › Planuri Tarifare › numele copilului › Date de Facturare
Pe pagina copilului, dați click pe Editează în caseta Date de Facturare. Completați datele obligatorii, marcate cu *.
Câmpurile Email (optional) trimit factura și la alte adrese, fără să apară pe ea. Dacă e cazul, completați și:
CNP: nu e obligatoriu, dar dacă îl completați trebuie să fie corect;
ID Client: de exemplu codul clientului din SAGA. În SAGA îl găsiți la Fișiere › Clienți, în prima coloană a listei. În articolele mai vechi câmpul apare cu numele „Identificator client”;
Numărul contractului: apare pe facturi.
Dacă factura se emite pe o firmă, activați Persoana Juridica și completați datele firmei. Doar facturile către persoane juridice se trimit automat în SPV.
Atenție! Datele de facturare nu se actualizează retroactiv. Modificările apar doar pe facturile generate după salvare.
Sfat: codul de client Kinderpedia (KP…) apare sub numărul facturii în Facturi Părinți, pe factura PDF și în coloana ID Client din Balanță.
17. Unde găsesc facturile și cum le filtrez?
Facturare și Plăți › Facturi Părinți
Din meniul din stânga, dați click pe Facturi Părinți. Alegeți perioada după Dată emitere sau după Data Scadenței, apoi filtrați după firmă și grupă. Puteți căuta după numărul facturii, numele copilului sau al părintelui, ori după sumă.
Plăcile de status (În așteptare, Neplătită, Restantă, Plătită, Anulată, Factură storno) filtrează lista. Cu anulează selecția reveniți la toate facturile.
Comutatorul e-Factura afișează statusul trimiterii în SPV, vezi secțiunea e-Factura.
Sfat: filtrul de firmă folosește CUI-ul. Două firme cu același CUI apar împreună.
18. Cum generez manual o factură?
Facturare și Plăți › Facturi Părinți › Factură Nouă
Facturile se generează doar din platforma web Kinderpedia, nu din aplicația mobilă. Dați click pe Factură Nouă. În fereastra Adaugă Factură Nouă:
Alegeți Dată referință pentru perioada facturată. Ea stabilește perioada afișată pe factură.
Bifați dacă se include prețul pachetului și dacă se pot crea facturi goale.
La Selectează șablonul de facturare, alegeți Conform planului copilului selectat sau un anumit plan.
Selectați copiii din dreapta, pe rând sau cu Selectează tot. Puteți filtra după grupă.
Apoi dați click pe OK.
Atenție! Pe factura principală intră taxa școlară și opționalele facturate de pe aceeași firmă. Pentru planurile la termen se includ doar produsele sau opționalele.
Facturile apar în listă cu statusul În așteptare. Dacă ați ales un singur copil, se deschide direct pagina de editare a facturii.
19. Cum modific, emit sau șterg facturile în așteptare?
Facturare și Plăți › Facturi Părinți
Dați click pe butonul de status În așteptare al facturii și alegeți Modifica factură.
În pagina de editare puteți modifica firma (Furnizor), clientul, seria, Data Emiterii, Data Scadenței și Perioadă, din iconițele creion. Numărul se alocă automat la emitere.
În dreapta vedeți prezența copilului în perioadă. Aceste informații nu apar pe factură.
La Adaugă produs/serviciu pe factură, alegeți un produs din catalog, adăugați unul nou sau scrieți-l manual, apoi dați click pe +. Pe fiecare rând puteți edita, aplica un discount (%) sau șterge produsul.
Jos în pagină găsiți butoanele Salvează, Listare și Șterge. Pentru emitere, verificați bifa Trimite notificări prin e-mail, push și în aplicație, apoi dați click pe Emite și trimite factură.
Dacă familia are bani în depozit, vedeți aici și opțiunea de plată din sold.
Mai multe facturi deodată
Dați click pe placa În așteptare, bifați facturile sau prima căsuță ca să le selectați pe toate. Apoi dați click pe Emite facturile selectate sau Șterge facturile selectate și confirmați.
Atenție! Se pot emite sau șterge maximum 30 de facturi deodată. Facturile copiilor fără date de facturare nu se emit.
Pe facturile emise, butoanele de grup sunt Trimite notificări de tip push, Retrimite pe mail și Marchează ca plătită.
Ștergerea este posibilă doar pentru facturile în așteptare. O factură emisă se poate modifica doar cât timp nu este plătită integral. Dacă e plătită, ștergeți mai întâi plata, faceți modificarea și adăugați plata din nou.
20. Cum anulez sau stornez o factură?
Facturare și Plăți › Facturi Părinți
Pentru o factură emisă, dați click pe butonul ei de status. Meniul conține:
Vezi Factură;
Modifica factură;
Descarcă eFactura;
Salvează PDF;
Retrimite pe mail;
Anulează, doar pentru facturile neplătite.
Pentru storno, dați click pe Vezi Factură. În fereastră vedeți și plățile aferente facturii. Dați click pe Storno factură și confirmați.
Se deschide factura storno, legată de factura inițială.
Produsele apar cu cantități negative. Pentru un storno parțial aveți două variante:
stornați doar unele produse: ștergeți cu coșul roșu rândurile produselor care nu se stornează. Pe factura storno rămân doar produsele stornate;
corectați un preț greșit: dați click pe creionul rândului și treceți diferența de preț care se stornează, apoi salvați. Totalul facturii storno se ajustează.
Dați click pe Adaugă Factură storno. Dacă factura inițială avea plăți, suma se mută în depozitul familiei, dar nu mai mult decât valoarea stornării.
Facturile storno apar cu statusul mov Factură storno.
Ce fac cu banii după storno?
Suma stornată dintr-o factură plătită ajunge în balanța familiei. De acolo aveți două variante:
returnați banii familiei (prin transfer sau numerar), cu o Retragere din depozit, fără să emiteți o factură;
folosiți suma la plata altei facturi: la plată alegeți metoda Depozit (Avans), sau activați plata automată din depozit din Date de Facturare.
La final, verificați în Facturi Părinți că factura apare stornată și în Balanță că suma este disponibilă.
21. Cum export facturile (PDF, CSV, SAGA)?
Facturare și Plăți › Facturi Părinți › Export Date
Filtrați mai întâi perioada, pentru că exportul conține doar facturile afișate. Apoi dați click pe Export Date și alegeți Descarcă toate facturile în format PDF, Salvează în format CSV sau Export in SAGA.
PDF: dacă sunt mai multe facturi, ele se descarcă într-o arhivă .zip.
CSV: un singur tabel cu toate facturile (număr, data emiterii, copil, părinte, valoare, sumă încasată etc.).
Sfat: dacă la deschiderea fișierului CSV în Excel toate datele apar într-o singură coloană, selectați coloana, alegeți Data › Text to Columns și setați virgula ca separator.
Lista facturilor în așteptare se descarcă din Rapoarte › Facturi in așteptare.
22. Cum adaug sau șterg o plată la o factură?
Facturare și Plăți › Facturi Părinți
Găsiți factura și dați click pe Adaugă o plată. Se deschide fereastra Încasare, cu toate facturile neîncasate ale familiei.
Implicit, plata stinge întâi cea mai veche factură. Puteți bifa sau debifa facturile pe care le încasați, iar suma se ajustează automat. Alegeți Metodă de plată:
Transfer bancar (OP);
Card bancar;
Numerar;
Depozit (Avans);
Bon fiscal;
Subvenție și celelalte metode din listă.
Completați Data, Preț și Monedă, apoi alegeți dacă se trimite e-mail de confirmare. Dați click pe Plătește acum.
Atenție! Data plății contează la calculul penalităților. Dacă suma încasată e mai mare decât facturile selectate, diferența merge în depozitul familiei și se generează o factură de avans.
Pentru mai multe facturi deodată, dați click pe placa Neplătită sau Restantă, bifați facturile și dați click pe Marchează ca plătită. Fiecare factură se închide cu suma rămasă de plată.
Ștergerea unei plăți
Dați click pe Vizualizare plăți sub suma încasată, apoi pe coșul roșu de lângă plată. Din aceeași fereastră puteți adăuga o plată nouă.
23. Unde găsesc chitanțele?
Facturare și Plăți › Chitanțe
Chitanțele se emit automat la plățile în numerar, sau la toate plățile, în funcție de setarea firmei. Le găsiți în meniul Chitanțe, filtrate după perioadă și grupă. Descărcați-le pe rând cu Salvează PDF sau toate deodată cu Descarcă PDF toate chitanțele.
24. Ce este Balanța și cum o verific?
Facturare și Plăți › Balanță
Balanța este istoricul facturilor și al plăților fiecărei familii. Filtrați după grupă, status, firmă sau căutați familia.
Pentru o listă de exportat cu balanța tuturor familiilor, dați click pe Formatare pentru export.
Pentru fiecare familie vedeți Sold, ID Client, Credit, Debit, Garanție și Balanță. Din creion le puteți corecta manual, dacă modificarea nu este blocată din Date de Facturare.
Dați click pe numele familiei ca să deschideți balanța ei. Sus vedeți Balanță, Garanție și Sold, apoi toate tranzacțiile. Puteți calcula penalitățile la o anumită dată.
Din butoanele de sus descărcați facturile familiei în format PDF sau balanța în format CSV.
Atenție! Resetează balanța șterge toate datele din balanța familiei. Folosiți-l doar dacă sunteți sigur.
25. Cum încasez sau retrag un avans ori o garanție?
Facturare și Plăți › Balanță › numele familiei
În balanța familiei, dați click pe Încasare (Avans). Alegeți copilul și Tip încasare:
Depozit (Avans): suma intră în sold și poate plăti facturi;
Garanție: suma nu plătește facturi și poate fi doar retrasă.
Alegeți dacă se emite factură pentru depozit, apoi firma, metoda de plată, data, suma și detaliile. Detaliile sunt vizibile pentru părinte. Dați click pe Încasare (Avans).
Pentru o retragere, dați click pe Retragere. Alegeți Retragere din depozit sau garanție, dacă se adaugă o factură storno, apoi metoda, data și suma. Dați click pe Retragere.
26. Cum import un extras bancar?
Facturare și Plăți › Import Extras Bancar
Cu extrasul bancar adăugați deodată plățile primite prin transfer. Fișierul CSV sau XLS îl descărcați din aplicația de internet banking (vezi Cum obțin extrasul de la bancă). Dați click pe Import nou.
Alegeți firma, moneda și banca. Dacă banca nu este în listă, alegeți Șablon personalizat.
Încărcați fișierul. La șablonul personalizat, asociați coloanele fișierului cu data tranzacției, suma creditată și descrierea, apoi dați click pe Validează datele. Importurile anterioare le găsiți în Istoric Importuri.
Kinderpedia caută factura potrivită pentru fiecare tranzacție, după cod client, sumă, nume și număr de factură. Dacă propunerea este corectă, dați click pe Aprobă plata. Tranzacțiile care nu trebuie importate le marcați cu ignoră tranzacția.
Sfat: rugați părinții să scrie codul de client sau numărul facturii în detaliile transferului. Așa tranzacțiile sunt găsite mult mai ușor.
Atenție! La final, dați click pe Finalizare import. Fără acest pas, importul nu se salvează. Nu reîncărcați pagina cât timp se procesează tranzacțiile.
Dacă o tranzacție plătește mai multe facturi deodată, ori o factură care are deja o plată parțială, diferența ajunge în depozit. Pentru astfel de cazuri, alegeți ignoră tranzacția și închideți facturile manual din Facturi Părinți.
Cum obțin extrasul de la bancă?
Pașii depind de bancă. Descărcați întotdeauna tranzacțiile în CSV (sau XLS, unde este indicat), pentru perioada pe care o importați:
Banca Transilvania, NeoBT: Produse › Conturile mele › contul › Tranzacții, filtrați perioada, apoi Export CSV.
Banca Transilvania, BT24: Căutare tranzacții, alegeți contul, perioada și tipul tranzacțiilor, Caută, apoi selectați formatul CSV și Exportă fișierul.
Alpha Bank (Alpha Online Banking): Conturi curente și de economii › Sumar › Vizualizează mai multe detalii, alegeți contul, perioada și formatul CSV, Caută, apoi descărcați fișierul.
ING Business: Administrare și Unelte › Import/Export › Șabloane export, format CSV.
ING Home'Bank: Rapoarte, scrisori și extrase › Raport tranzacții › Exportă (nu Extras de cont). Bifați Adresa, Balanța intermediară și CNP și alegeți formatul XLS; alt format nu funcționează.
OTP Bank (OTPdirekt): Conturi › Extrase și dovezi de plată, alegeți contul și perioada, apoi Exportă Extras în format CSV.
BCR (Business 24 Banking): Rapoarte › Descărcare, alegeți contul, perioada și tipul de fișier, apoi Trimite. Dacă ați personalizat formatul CSV în Administrare, păstrați toate coloanele.
BCR (George): alegeți contul › Extrase › Generează, alegeți perioada și formatul CSV, Generează, apoi descărcați fișierul.
Raiffeisen: Extrase de cont, alegeți contul și tipul de extras (cu perioada), apoi descărcați extrasul în format Excel.
UniCredit (Online Banking): Informații conturi › Istoric, alegeți contul, perioada și tipul tranzacțiilor, Căutare, apoi Export › export.csv.
Dacă banca dumneavoastră nu este în lista din Kinderpedia, folosiți Șablon personalizat și asociați coloanele fișierului.
27. Ce rapoarte am la dispoziție?
Facturare și Plăți › Rapoarte
Toate rapoartele au filtre de perioadă și se pot exporta în PDF, CSV sau XLS.
Facturi in așteptare: valoarea facturilor încă neemise, pe categorii de produse.
Raport Vânzări: produsele de pe facturi, pe categorii. Puteți alege Tip raport, de exemplu defalcat lunar, plus Monedă și T.V.A.
Vânzări per Client: totalul pe copil și categorie, cu Achitat și Rămas de plată.
Raport Încasări: plățile pe metode de plată, inclusiv din depozit și garanție. Plățile prin Stripe au un ID Stripe în coloana de observații.
Raport Contracte: pentru contracte recurente sau la termen, cu valoarea contractului, totalul facturat, totalul încasat și Rest de facturat.
Raport taxe: situația anuală a taxelor pentru fiecare copil, din butonul Descarcă.
Evidența notificării facturilor: memento-urile trimise părinților, cu statusul livrării și al deschiderii, pe e-mail sau push.
28. Cum export încasările și cum import datele în SAGA?
Facturare și Plăți › Rapoarte › Raport Încasări
Alegeți perioada și dați click pe Filtrare. Exportul conține doar încasările din perioada aleasă. Dați click pe Export › Export plăți in SAGA.
În fereastră, confirmați cu butonul verde Export plăți in SAGA.
Atenție! Se exportă doar plățile aferente facturilor. Sumele încasate peste valoarea facturată sunt ignorate.
Cum import facturile și încasările în SAGA?
Exportați facturile: Facturi Părinți, alegeți perioada, apoi Export Date › Export in SAGA (vezi exportul facturilor).
Exportați încasările din Raport Încasări, ca mai sus.
Fișierele se descarcă arhivate (.zip). Dezarhivați-le înainte de import.
În SAGA, mergeți la Diverse › Import Date, alegeți Import date din fișiere XML sau DBF și selectați cu butonul cu trei puncte folderul cu fișierele din Kinderpedia. Importați mai întâi facturile, apoi plățile.
Sfat: ca facturile să se potrivească pe clienții din SAGA, completați codul clientului din SAGA la ID Client, în datele de facturare ale părinților. Conturile contabile pentru export se setează în Catalog Produse › Conturi Contabile.
Articole utile
Ghid pentru părinți (cum văd și plătesc părinții facturile)
Aveți nevoie de ajutor? Scrieți-ne din chat și vă ajutăm cu configurarea facturării.