Modulul Secretariat adună într-un singur loc documentele pe care le emite secretariatul școlii:
Adeverințe: adeverința de elev și adeverințele pentru medic, transport, alocație, bursă, bancă, autorități, plus una generică și una personalizată;
Diplome și certificate: diplome de excelență și de participare, cu premiul acordat;
Scutiri: scutiri medicale, de educație fizică, pentru concursuri sau din motive familiale, cu documentul justificativ;
Registru intrări-ieșiri: registrul oficial, în care documentele emise se pot înregistra automat.
Datele elevilor (nume, data nașterii, clasa, anul școlar) se completează singure din Kinderpedia. Fiecare document primește automat un număr din seria lui și este semnat de un semnatar autorizat.
Vă recomandăm să urmați pașii în ordine: întâi configurarea (secțiunile 1–2), apoi emiterea documentelor (secțiunile 3–7) și, la final, setările avansate (secțiunile 8–11).
Conținut
1. Cum configurez modulul Secretariat prima dată?
Secretariat › Panou principal › Pornește configurarea
Din meniul din stânga, deschideți Secretariat. Prima dată, pe Panou principal apare mesajul Configurează modulul Secretariat. Dați click pe Pornește configurarea. Se deschide Expertul de configurare, cu 7 pași. În stânga vedeți pașii și starea fiecăruia.
Atenție! Fără configurare nu puteți emite niciun document. Pasul 4 (Semnatarii) este obligatoriu: fără cel puțin un semnatar, emiterea este refuzată.
Pasul 1: Datele școlii
Completați datele care se tipăresc pe adeverințe: Numele de pe documente (dacă diferă de numele din Kinderpedia), Cod fiscal (CIF / CUI), Strada și numărul, Localitate, Județ, Cod poștal, Telefon și Email. În dreapta vedeți cum se tipăresc pe document. Câmpurile lăsate goale se completează cu ce știe Kinderpedia.
Pasul 2: Setul de pornire
Alegeți ce se instalează, pe patru tab-uri: Tipuri de documente (adeverințele, fiecare cu seria lui, de exemplu ADE-2627), Tipuri de distincții (Premiul I, II, III, Mențiune, Excelență), Tipuri de scutiri (Medicală, Scutire educație fizică, Concurs / competiție, Motiv familial) și Roluri (Administrator secretariat, Secretar, Vizualizare). Debifați ce nu folosiți. Alegeți și limba textelor, Română sau Engleză.
Sfat: textele se scriu o singură dată, în limba aleasă. Dacă schimbați limba mai târziu, trebuie să rescrieți șabloanele. Alegeți de la început limba în care emiteți cele mai multe documente.
Pasul 3: Antetul
Opțional, încărcați sigla școlii (PNG, JPG sau WEBP, până la 2 MB). Antetul apare pe toate adeverințele și îl puteți schimba oricând din Setări › Documente și adeverințe › Antete de document.
Pasul 4: Semnatarii
Dați click pe Adaugă un semnatar. Alegeți Persoana din personalul școlii, apoi completați Numele pe document și Funcția pe document (de exemplu Director). Semnatar implicit îl pune automat pe documentele noi. Din Limitează la un anumit tip puteți alege ce tipuri de documente are voie să semneze. Lăsat nelimitat, poate semna orice.
Pasul 5: Verificare
Alegeți o adeverință din listă și vedeți cum va arăta, cu datele școlii și antetul. Valorile dintre acolade (de exemplu numele elevului) se completează la emitere. Previzualizarea nu emite nimic și nu consumă niciun număr.
Pasul 6: Registrul de intrări-ieșiri
Opțional, porniți Deschide registrul de intrări-ieșiri și dați-i o denumire. Se deschide un registru pentru anul școlar curent. Dacă porniți și Înregistrează automat documentele emise, fiecare adeverință emisă primește automat o poziție de ieșire în registru.
Pasul 7: Sumar
Vedeți tot ce se va crea, grupat pe categorii. Dați click pe Aplică configurarea și confirmați. Nimic din ce școala a emis deja nu se modifică.
La final apare mesajul Configurarea a fost aplicată, cu numărul de tipuri de documente, șabloane, serii și semnatari creați. De aici puteți trece direct la Emite o adeverință sau la Deschide Setările.
2. Ce văd în Panoul principal?
Secretariat › Panou principal
Panoul principal arată situația documentelor. Sus filtrați după perioadă (Astăzi, 7 zile, 30 zile, Anul școlar, Alege interval), an școlar, nivel și clasă. Cardurile Cifre cheie arată:
Documente și Diplome: câte au fost emise în luna curentă;
Emise anul acesta: totalul de la 1 septembrie;
Scutiri active: scutirile în vigoare astăzi;
În așteptare: scutirile fără decizie;
Fără document: scutirile fără actul justificativ;
Nesemnate: documentele emise fără semnatar;
Anulate: documentele retrase din registru.
Mai jos aveți Căutare (după elev, număr, clasă sau tip), Activitate recentă, Acțiuni rapide (Generează document, Generează diplomă, Adaugă scutire) și lista În așteptare. Din Personalizează alegeți ce carduri apar pe panou.
3. Cum emit o adeverință?
Secretariat › Adeverințe › Generează adeverință
Deschideți Adeverințe și dați click pe Generează adeverință. Fereastra are 5 pași.
Pasul 1, Tip adeverință: alegeți tipul de adeverință. Eticheta (RO sau EN) arată limba documentului.
Pasul 2, Selectați șablonul: alegeți șablonul de text. Cel marcat Implicit este ales automat.
Pasul 3, Selectați elevii: filtrați după an școlar, nivel sau clasă ori căutați după nume și bifați elevul. Puteți alege până la 30 de elevi deodată. Pentru fiecare se emite câte o adeverință.
Pasul 4, Detalii document: verificați Data emiterii. La Scop alegeți un motiv frecvent (dosar de bursă, medicul de familie, abonament transport, alocație de stat, uz intern) sau scrieți-l. Scopul se tipărește după „eliberată pentru:”, deci scrieți-l ca sintagmă, nu ca propoziție. La Valabilitate alegeți Permanentă, Interval de zile sau Interval orar (aceeași zi). Semnatarul implicit este deja adăugat.
Pasul 5, Previzualizare: vedeți adeverința exact cum se tipărește și numărul pe care îl va primi. Dați click pe Emite documentul.
Adeverința emisă se deschide imediat. Din dreapta sus o descărcați cu Descarcă PDF sau o refaceți cu Regenerează PDF. În tab-ul Document vedeți starea, tipul, elevul, clasa, anul școlar, scopul și semnatarul, iar în tab-ul Istoric toate acțiunile făcute pe ea.
4. Cum descarc, anulez sau reemit o adeverință?
Secretariat › Adeverințe › Registru
Tab-ul Registru arată toate adeverințele emise, cu numărul, tipul și scopul, elevul, semnatarul, cine a emis-o și starea. Filtrați după data emiterii, tip, clasă sau stare ori căutați după elev, număr sau tip.
Din meniul ⋮ de la capătul rândului aveți:
Vizualizează: deschide adeverința;
Descarcă PDF;
Emite unul similar: pornește o adeverință nouă cu aceleași setări;
Vezi istoricul;
Arhivează: o scoate din lista curentă;
Anulează documentul: retrage adeverința din registru. Numărul ei nu se refolosește.
Atenție! O adeverință anulată rămâne în evidență ca anulată și apare pe Panou la Anulate. Dacă ați greșit ceva, anulați-o și emiteți una nouă.
Tab-ul Cereri arată cererile de adeverințe trimise de părinți și elevi din aplicația Kinderpedia. Le filtrați după stare, sursă și tip.
5. Cum emit o diplomă?
Secretariat › Diplome și certificate › Generează diplomă
Deschideți Diplome și certificate și dați click pe Generează diplomă. Fereastra are 4 pași:
Tip diplomă: Diplomă de excelență (design Guilloché oficial) sau Diplomă de participare (design Panglică aurie). În dreapta vedeți designul;
Beneficiari: alegeți unul sau mai mulți elevi (până la 30);
Detalii distincție: alegeți Premiul (Premiul I, II, III, Mențiune, Excelență, Participare), Data emiterii, Motivul (de exemplu „rezultate deosebite la matematică”) și semnatarii;
Previzualizare: verificați diploma și dați click pe Emite diploma.
Diploma emisă se deschide la fel ca o adeverință, cu Descarcă PDF, Regenerează PDF și tab-urile Document și Istoric.
6. Cum înregistrez și aprob o scutire?
Secretariat › Scutiri › Adaugă scutire
Deschideți Scutiri și dați click pe Adaugă scutire. Fereastra are 5 pași:
Elev: alegeți elevul;
Detalii: alegeți Tipul de scutire, scrieți Motivul și perioada (De la, Până la). Alegeți Toată ziua sau O parte din zi, caz în care completați și orele;
Document: atașați adeverința, certificatul sau cererea (PDF, JPG, PNG, HEIC sau WebP, până la 10 MB fiecare). O fotografie făcută cu telefonul este suficientă;
Absențe: alegeți dacă absențele din această perioadă sunt Motivate, Nemotivate sau În așteptarea analizei. Puteți adăuga Note interne, vizibile doar personalului;
Verificare: verificați datele și dați click pe Înregistrează scutirea.
Atenție! Înregistrarea unei scutiri nu modifică prezența. Absențele din perioada scutirii trebuie motivate în catalog. Vedeți Catalog electronic: ghid complet.
După înregistrare, scutirea are starea Depusă. Dați click pe Aprobă sau pe Respinge. La aprobare puteți bifa Marchează absențele din această perioadă ca motivate, apoi confirmați cu Aprobă.
Tot din fereastra scutirii puteți adăuga documente mai târziu, puteți edita scutirea (Editează) sau o puteți arhiva (Arhivează înregistrarea). Tab-ul Jurnal de audit arată cine a creat-o și cine a aprobat-o.
Lista Scutiri se filtrează după perioada activă, tip, stare, absențe motivate și document atașat.
Sfat: pe Panou principal, cardul Fără document arată scutirile la care lipsește actul justificativ. Verificați-l periodic.
7. Cum folosesc Registrul de intrări-ieșiri?
Secretariat › Registru intrări/ieșiri
Registrul arată toate documentele intrate și ieșite din școală, cu numărul de înregistrare, data, tipul (Intrare sau Ieșire), subiectul, expeditorul sau destinatarul, responsabilul și statusul. Sus vedeți registrul deschis și următorul număr liber.
Dacă la configurare ați pornit Înregistrează automat documentele emise, adeverințele și diplomele apar aici singure, ca ieșiri. Pentru alte documente (de exemplu o adresă primită de la inspectorat), dați click pe Înregistrează document. Din rotița din dreapta sus ajungeți la setările registrului.
8. Cum modific datele școlii și secțiunile folosite?
Secretariat › Setări › Profilul școlii
În Profilul școlii modificați datele introduse la configurare: numele de pe documente, codul fiscal, sigla, adresa și datele de contact. Dați click pe Salvează după modificări.
În dreapta, la Module folosite, alegeți ce secțiuni folosește școala: Adeverințe, Diplome și certificate, Scutiri și Registru intrări/ieșiri. Dacă dezactivați o secțiune, ea dispare din meniu. Nimic din ce s-a înregistrat nu se șterge, iar reactivarea aduce totul înapoi.
9. Cum modific tipurile de documente, antetele, seriile și semnatarii?
Secretariat › Setări › Documente și adeverințe
Pagina are patru tab-uri:
Tipuri de documente: lista adeverințelor, cu seria, pentru cine se emit și statusul. Din meniul ⋮ le puteți muta în listă, edita, duplica, dezactiva, arhiva sau șterge. Cu Adaugă tip de document creați un tip nou;
Antete de document: antetul folosit pe documente (sigla, numele, adresa, telefonul și e-mailul școlii). Cu Adaugă antet creați unul nou;
Serii documente: seria fiecărui tip de document, cu perioada, numărul de cifre și numărul următor. Seriile se resetează la fiecare an școlar;
Semnatari autorizați: persoanele care pot semna, funcția, ce tipuri pot semna și statusul. Cu Adaugă semnatar adăugați încă o persoană.
10. Cum modific tipurile de diplome și de scutiri?
Secretariat › Setări › Diplome / Tipuri de scutiri
În Diplome găsiți trei tab-uri: Tipuri de diplome, Designuri de diplome și Tipuri de premii. Cu Adaugă tip de diplomă creați un tip nou.
În Tipuri de scutiri vedeți, pentru fiecare tip, codul intern, cine are acces la documente (Deschise sau Restricționate) și dacă documentul este obligatoriu. Scutirile medicale și de educație fizică au documentele restricționate, pentru că pot conține date sensibile. Le modificați din Editează. Cu Adaugă tip de scutire creați un tip nou.
11. Cine are acces la Secretariat și ce poate face?
Secretariat › Setări › Permisiuni
Accesul la modul se acordă din Kinderpedia și include vizualizarea panoului principal. Ce poate face fiecare utilizator în Secretariat stabiliți aici, prin roluri. Pagina are trei tab-uri:
Utilizatori: personalul școlii și rolul fiecăruia în Secretariat. Fără rol, utilizatorul folosește rolul implicit;
Roluri: Administrator secretariat (acces complet, inclusiv la utilizatori și permisiuni), Secretar (emite documente și diplome, gestionează scutirile; rolul implicit) și Vizualizare (consultă registrele, fără să emită sau să modifice). Cu Rol nou creați un rol propriu;
Permisiuni: tabelul cu ce poate face fiecare rol, pe secțiuni. Bifați sau debifați și dați click pe Salvează modificările.
12. Unde văd tot ce s-a făcut în Secretariat?
Secretariat › Setări › Jurnal de activitate
Jurnalul de activitate arată fiecare acțiune din modul: configurarea, documentele emise, înregistrările în registru, scutirile create și aprobate. Pentru fiecare vedeți data și ora, utilizatorul, acțiunea, categoria și entitatea. Filtrați după interval, tip sau utilizator. Cu Exportă descărcați jurnalul.
Articole utile
Aveți nevoie de ajutor? Scrieți-ne din chat și vă ajutăm.